Holger Ahrens
Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann GPM/IPMA Level D
Google Apps Change Management (Apps 400)
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Wir alle haben die richtigen Fehler gemacht,
sonst wären wir nicht hier.
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Marcus Hampel
Changemanager (zertifiziert durch Dicon)
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Blog: Neues von plus3trainings

Online-Zusammenarbeit Best Practice #1
Website-Kontaktformular mit Podio und GApps bei Liquid Kursplanung

Bei unseren Trainings merken wir es regelmäßig - besonders dankbar sind die Teilnehmer dann, wenn wir ihnen ganz konkrete Nutzungsbeispiele aus unserem eigenen Arbeitsalltag oder unseren bisherigen Trainings nennen können. Diese Best Practice-Geschichten möchten wir nicht für uns behalten. Deshalb starten wir heute eine neue Blog-Serie, in der wir nach und nach genau diese Geschichten vorstellen möchten.

Die Erste zeigt nicht nur, wie man Cloud-Tools in seinem Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen kann, sondern auch, welche Verknüpfungsmöglichkeiten es gibt.

LK Logo rgb

Neben plus3trainings hat Marcus in den vergangenen zwei Jahren das Terminverwaltungstool Liquid Kursplanung mitentwickelt. Auf der Website gibt es für potenzielle Neukunden ein Kontaktformular, in dem man nicht nur eine Nachricht hinterlassen kann, sondern auch eine Telefonnummer sowie einen Terminwunsch für einen Rückruf. Dazu vier verschiedene Auswahlmöglichkeiten, weshalb man sich an Liquid Kursplanung wendet. Für die Erstellung dieses Formulars hat Marcus das Prozessmanagement-Tool Podio genutzt.

LiquidKursplanung

 

Das Kontaktformular auf der Website Liquid Kursplanung.

 

Warum das Ganze?

  • Sobald eine Kontaktanfrage eingeht, wird in Podio automatisch eine Aufgabe generiert, über die Marcus per Mail benachrichtigt wird.
  • Hinterlässt jemand bei seiner Kontaktanfrage einen Wunschtermin, erscheint dieser Wunschtermin automatisch bei Marcus in einem Google Kalender. Er muss dafür nichts selbst einpflegen, da ist kein einziger weiterer Bearbeitungsschritt nötig.
  • Der für Marcus wichtigste Punkt: Er behält die Prozesshoheit über sein Formular. Wenn er zum Beispiel das Formular bearbeiten möchte, kann er es jederzeit über Podio anpassen. Er muss nie irgendetwas an einen Webmaster geben und um Anpassungen bitten, das regelt er alles selbst aus Podio heraus.
  • Dort sieht er dann auch eine Auflistung der offenen und abgearbeiteten Kontaktanfragen, alles auf einen Blick und übersichtlich.

 

Wie geht das?

  • Viele, die mit Podio starten, können nicht viel damit anfangen. Denn da ist erst mal nichts, grüne Wiese. Aber die Möglichkeiten sind riesig, wie das Nutzungsbeispiel von Liquid Kursplanung zeigt.
  • Marcus hat für das Kontaktformular in Podio eine sogenannte App gebaut.

Vorlage Liquid Kursplanung Formular – Google Drive

Diese Vorlage kann er jederzeit weiter anpassen.

BP Formular Liquid-Kursplanung.de - Google Docs (2)

Hier sieht man im rechten Bildbereich die einzelnen Felder des Kontaktformulars. Der Kasten auf der linken Seite zeigt die Auswahl, die man für jedes einzelne Feld treffen kann.

BP Formular Liquid-Kursplanung.de - Google Docs

Bei der Mehrfachauswahl für den Grund der Kontaktaufnahme hat Marcus das Feld zum Beispiel so konfiguriert.

BP Formular Liquid-Kursplanung.de - Google Docs (4)

Bei der Festlegung der Rückruf-Wunschzeit sieht es so aus.

BP Formular Liquid-Kursplanung.de - Google Docs (1)

Eine neue Anfrage erscheint in Podio unter den offenen Anfragen.

BP Formular Liquid-Kursplanung.de - Google Docs (3)

Im Kalender von Marcus sieht das dann so aus.

Marcus war es vor allem wichtig, mit dem Formular Zeit zu sparen, jederzeit die Kontrolle über alle Prozesse zu behalten und sie bei Bedarf auch anpassen und erweitern zu können. Eins zu eins nachbauen kann man das Formular nach Lesen dieses Textes sicher nicht, aber es ist ein erster Einblick in die Möglichkeiten von Podio und Google Apps. Marcus spricht gern über Podio, deshalb - wer mehr zum Formular oder Podio wissen möchte, erreicht ihn unter marcus.hampel@plus3trainings.eu oder telefonisch unter 040 228 698 42.

Marcus Hampel ist Geschäftsführer und Mitgründer von plus3trainings, einem Unternehmen spezialisiert auf Changemanagement und Training rund um kollaborative Software-Lösungen wie Google Apps for Work, Insightly und Podio. Seine Schwerpunkte liegen auf den Themen Change Management und Training.
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