Holger Ahrens
Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann GPM/IPMA Level D
Google Apps Change Management (Apps 400)
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Wir alle haben die richtigen Fehler gemacht,
sonst wären wir nicht hier.
Fahrenheit 451; Ray Bradbury
Marcus Hampel
Changemanager (zertifiziert durch Dicon)
Google Apps Change Management + Project Management (Apps 400 + Apps 500)
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Online-Zusammenarbeit Best Practice #3 - Premium Doodle als starkes Tool gegen das Multikalender-Dilemma

Diesmal beschreibt Marcus, weshalb er den Terminplanungsdienst Doodle in der Premiumvariante so schätzt. Denn als intensiven Nutzern von Premium Doodle wird uns immer wieder die Frage gestellt, wieso man überhaupt für Doodle Geld bezahlen sollte. Termine gemeinsam im Team oder unter Freunden finden könnte man doch prima auch mit der Gratisversion des Schweizer Unternehmens, oder?

Das stimmt. Trotzdem gibt es Anwendungsfälle, bei denen ein bisschen Extra nicht schadet - und das sehen wir vor allem im Beruflichen. Viele wünschen sich, Berufliches und Privates zu trennen und führen aus diesem Grund mehrere Kalender. So wird es mit einem Kalender zusehends unmöglich, eine verlässliche Verfügbarkeit zu signalisieren. Der geschäftliche Kalender kann von Kollegen eingesehen werden, der private nicht - wohin gehören nun der Urlaub oder der Zahnarzttermin oder das Gespräch mit dem Betriebsrat?
Premium Doodle führt verschiedene Kalender zusammen und bildet die Nicht-Verfügbarkeit ganz diskret auf einer Oberfläche, der sogenannten MeetMe-Seite, ab. So ist nicht einmal erkennbar, ob es sich um berufliche oder private Termine handelt. Das ist klasse fürs Geschäftliche. Beginnen wir mit einem Screenshot aus meinem Premium Doodle-Account:

einstellungen

 

Aus Diskretionsgründen endet der Screenshot mit meinem geschäftlichen Kalender. Wie sich aber alle Leser und besonders die, die mich persönlich kennen, denken können, gibt es da noch einen privaten und einen Vereinskalender. Und einen Teamkalender. Und einen Reisekalender… und vielleicht noch andere. Und alle kann ich auswählen, um daraus eine Gesamtverfügbarkeit abzubilden. Für mich und in dem Fall auch für andere.

Grundsätzlich wäre dies auch direkt im Google-Account möglich. Lästig wird es aber, wenn man durch das Einblenden und Überlagern von allen Kalendern in Google Abhilfe zu schaffen versucht. Denn man muss

a) bei Terminvereinbarungen alle Kalender einblenden und

b) Kalender - auch die privaten - für Kollegen freigegeben haben, sollen die selbstständig in Kalendern suchen.

Und schon wieder ein Problem, denn es wird für die Kollegen wie auch für Sie nervig, mehrere Kalender anzuzeigen, um die Verfügbarkeit einer einzigen Person zu prüfen.

Und darüber hinaus, wen geht es schon an, ob der Termin am Mittwochmittag in einem privaten oder projektorientierten Kalender steht und meine Verfügbarkeit limitiert? Siehe nächsten Screenshot:

meetmeeseite

Hier zeigt sich der von mir geliebte Effekt: Alle meine Kalender werden zu einer Gesamtverfügbarkeit zusammengezogen. Meine Doodle Meetme-Seite zeigt auf einen Blick, wann ich verfügbar bin. Am 21., da habe ich durchgehend Zeit für Sie - nach einem Termin am Morgen, den ich Ihnen gern verrate - ich gebe meinen PKW in der Werkstatt ab.

Team-Verfügbarkeiten darstellen

Noch praktischer ist Premium Doodle dann, wenn man die Verfügbarkeit eines Teams abbilden möchte. Wer das gesamte Team von plus3trainings treffen möchte, muss nur die Meetme-Seite unseres Teams aufrufen und sieht dort unsere Verfügbarkeit auf einen Blick.

Marcus erzählt gern mehr zu Doodle, deshalb - wer mehr wissen möchte, erreicht ihn unter marcus.hampel@plus3trainings.eu oder telefonisch unter 040 228 698 42. Wer möchte, kann ihm natürlich auch gern über seine Doodle MeetMe-Seite eine Terminanfrage schicken.

 

Marcus Hampel ist Geschäftsführer und Mitgründer von plus3trainings, einem Unternehmen spezialisiert auf Changemanagement und Training rund um kollaborative Software-Lösungen wie Google Apps for Work, Insightly und Podio. Seine Schwerpunkte liegen auf den Themen Change Management und Training.
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