Holger Ahrens
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Welche Kosten und Einsparungen der Wechsel zu Google Apps for Work bringt

Welche Kosten und Einsparungen der Wechsel zu Google Apps for Work bringt

Eine Forrester-Studie von Juni 2015 zeigt anhand eines Beispielunternehmens: Mit dem Umstieg auf Google Apps for Work lässt sich ein ROI von mehr als 300 Prozent erzielen.

Bei Erstgesprächen mit Neukunden und auch bei Changemanagement-Einsätzen und Trainings erreicht uns immer wieder die gleiche Frage: “Was kostet unseren Arbeitgeber der Umstieg auf GoogleApps und wie wirkt er sich langfristig aus?” Bislang konnten wir als Antwort darauf die Lizenzkosten benennen, auf ältere Studienzahlen verweisen und von unseren Erfahrungen bei Projekten berichten, die wir schon seit längerer Zeit begleiten.

Jetzt gibt es aktuelle Zahlen. Die Forrester-Studie “The Total Economic Impact Of Google Apps For Work” enthält konkrete Zahlen und Fakten rund um ein GApps-Deployment.

ROI Forrester-Studie

Quelle: Google

Fordern Sie das komplette Whitepaper einfach via Mail an info@plus3trainings.eu bei uns an.

Die Kosten und Einsparungen für ein Beispielunternehmen mit 10.000 Google Apps for Work-Nutzern im Überblick:

  • Lizenzkosten: 10 US-Dollar pro Nutzer pro Monat
  • Einsparungen insgesamt: 17,1 Millionen US-Dollar
  • Kosten für die Implementierung: 4,2 Millionen US-Dollar
  • ROI 304 Prozent

Wer das genauer wissen möchte, liest weiter.

1. Ausgangslage

Um es gleich vorwegzuschicken: Die Studie wurde von Google in Auftrag gegeben.

Das ist keine repräsentative Studie, sie gibt aber einen guten Einblick. Forrester hat mit sechs Unternehmen Interviews geführt, die Google Apps for Work seit mehreren Jahren im Unternehmen nutzen. Auf dieser Basis sind die Rechnungen für ein beispielhaftes Unternehmen entstanden, das sich für den Wechsel auf Google Apps for Work entscheidet.

Interviews wurden geführt mit:

  1. Einem US-Medienunternehmen mit 1.400 Mitarbeitern
  2. Dem britischen Unternehmen Rentokil Initial (Schädlingsbekämpfung; Büros weltweit; 28.000 Mitarbeiter; davon 14.000 Google Apps for Work-Nutzer)
  3. Kreativunternehmen Imagination mit Hauptsitz London (22 Büros weltweit; 1.200 Google Apps for Work Nutzer)
  4. europäisches Online-Reiseunternehmen (1.900 Mitarbeiter), Unternehmen aus Chemiebranche mit Fertigung (Europa und Asien; 20.000 Google Apps for Work-Nutzer)
  5. Fertigungsunternehmen aus den USA (B2B; Büros in Großbritannien, China und Australien; 12.000 Google Apps for Work-Nutzer)

2. Das Beispielunternehmen

Aus den Interviews mit den oben genannten sechs Unternehmen und den darin genannten Zahlen entstand das folgende Beispielunternehmen:

  • ein multinationales B2B-Dienstleistungsunternehmen mit Büros weltweit
  • 12.000 Mitarbeiter, davon 10.000 Google Apps for Work-Nutzer
  • jährlicher Umsatz von vier Milliarden US-Dollar
  • 400 Manager, deren Mitarbeiter auf viele Büros und Standorte verteilt sind

Ziele:

  • Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern
  • Zugriff auf Daten auch von außerhalb des Unternehmens verbessern, um schneller Entscheidungen zu treffen und Ideen schneller teilen zu können
  • Produktivität erhöhen
  • Durch den Schritt in die Cloud IT-Kosten senken

Wechsel:

  • Sechs Monate Unterstützung durch ein Drittunternehmen für Design, Pilot und Implementierung
  • Alle 10.000 Nutzer wurden gleichzeitig umgestellt
  • Ihre Nutzung von Google Apps vor Work nahm innerhalb von drei Jahren an Fahrt auf (60% im 1. Jahr, 75% im 2. Jahr und 100% im 3. Jahr)
  • Es gab Trainings für alle Mitarbeiter (Online Learning Guides und Vor-Ort durch unternehmensinterne Trainer)
  • Einführung und Kollaboration wurden fünf Monate lang durch Change Management-Maßnahmen begleitet

Kosten und Einsparungen im Überblick:

  • Lizenzkosten: 10 US-Dollar pro Nutzer pro Monat
  • Einsparungen insgesamt: 17.083.603 US-Dollar
  • Kosten für die Implementierung: 4,2 Millionen US-Dollar
  • Net Present Value NPV (Einsparungen insgesamt minus Implementierungskosten): 12,9 Millionen US-Dollar
  • ROI: 304 Prozent

Einsparungen im Detail:

  • Net Present Value (NPV) pro 100 Nutzer: 128.513 US-Dollar
  • Einsparungen durch verbesserte Kollaboration: 8.013.311 US-Dollar; jeder Mitarbeiter spart dadurch pro Woche zwischen 15 und 120 Minuten
  • Einsparungen durch höhere Mobilität (z.B. Möglichkeit von unterwegs oder zuhause zuarbeiten): 5.371.600 US-Dollar
  • Einsparungen an IT-Kosten, z.B. für eigene Mailserver: 502.979 US-Dollar
  • Einsparungen an Telefonkosten und Konferenzsystemen: 3.195.713 US-Dollar

Kosten im Detail:

  • Software Lizenzkosten:
    3.068.881 US-Dollar für drei Jahre; 10 US-Dollar pro Nutzer pro Monat
  • Kosten für Drittunternehmen für Unterstützung bei Implementierung und Rollout:
    231.000 US-Dollar, das entspricht 23 US-Dollar pro User für sechs Monate
  • Kosten für Changemanagement durch Drittunternehmen:
    231.818 US-Dollar, das entspricht 23 US-Dollar pro User (im Beispiel fünf Monate Changemanagement-Unterstützung)
  • Interne Kosten für Trainings:
    700.576 US-Dollar, das entspricht 70 US-Dollar pro User für drei Jahre (Kosten berechnen sich anhand der Zeit, die Mitarbeiter in Trainings oder mit E-Learning verbracht haben)

Training und Changemanagement:

  • Changemanagement wird im Whitepaper als kritisch bezeichnet, um intensive Nutzung und Collaboration sicherzustellen; Begleitung für Dauer von fünf Monaten
  • Trainings werden auch dann empfohlen, wenn viele Mitarbeiter bereits privat GApps nutzen. Das verbessert Collaboration und Produktivität.

3. Erfahrungsberichte

Neben Prozentzahlen und Kosten enthält das Whitepaper auch einige Zitate aus den befragten Unternehmen. Die folgenden drei Beispiele zeigen, welchen Einfluss Google Apps for Work auf das Unternehmen und seine Kultur hat:

". . . Besides saving money and allowing us to be way more productive than we ever were, it has changed our culture completely. . . . It’s allowed us to really go where we never thought we could go, where we have to go twice as fast as everybody else. Everybody has to be able to collaborate with everybody else. . . . We have to be able to do it from anywhere. It has changed the way that we think around here completely.” Corporate technology senior director

“If we need to get together on a Google Hangout and talk something through, everyone would be looking at the same thing. They can all be updating at the same time. That's a tremendous value.” Strategic infrastructure planning manager, global manufacturing company

“We introduced them to Hangouts . . . and they’ve had a 40% reduction in their management travel costs.” Keith Chisholm, program director, Rentokil Initial

Fordern Sie das komplette Whitepaper einfach via Mail an info@plus3trainings.eu bei uns an.

Andrea König arbeitet seit 2008 im Bereich IT-Kommunikation und ist Mitgründerin, Trainerin und Kommunikationsverantwortliche bei plus3trainings.
Weitere Informationen zu Andrea und ihren aktuellen Projekten gibt es auf Ihrer Website www.koenigand.de und unter www.devcomm.de
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