Home Office mit Google G Suite: Best Practices und Tipps für Teams und Einzelkämpfer

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Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und Schweiz sehen sich in diesen Zeiten durch Corona ungewohnten Herausforderungen gegenüber. Der Einsatz von kollaborativen Office-Lösungen wie Google G Suite kann helfen: Gmail, Drive und Co. im Home Office machen Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsplatz im Büro.

In diesem Artikel möchten wir Best Practices zur Nutzung von G Suite vorstellen und auf bestehende Ressourcen verweisen. Feedback und Ergänzungen erreichen uns per Mail an info@plus3trainings.eu; der Artikel wird stetig ergänzt.

Was bietet G Suite für modernes Arbeiten und im Home Office?

Neben Mail, Kalender und Kontakten bringt die G Suite ein komplettes Office Paket mit Tools für Tabellen, Präsentationen und Text mit. Darüber hinaus ist Hangouts Meet als Lösung für Videokonferenzen integriert. Einen guten Überblick aller Funktionen liefert die Produkteseite von Google zu G Suite mit seinen verschiedenen Editionen.

Schwerpunkt der Tools - die inzwischen einen Vergleich mit klassischen Office-Paketen nicht mehr zu scheuen brauchen - ist die Zusammenarbeit mit mehreren Personen zur gleichen Zeit im selben Dokument. Die professionelle Einführung von G Suite bietet große Chancen für die Kultur-Entwicklung im Unternehmen rund um Teams, Werte und Innovation. Darüber hinaus gewinnt man mit der neuen IT-Plattform auch an Sicherheit und Verlässlichkeit im Umgang mit Daten.

In Zeiten von Corona Epidemie und Shut Down ist das Arbeiten von Zuhause für viele Menschen nun nicht mehr nur liebe Abwechslung sondern zwingende Notwendigkeit geworden. Glücklich können sich hier Unternehmer und Unternehmer schätzen, die das Cloud Office bereits eingeführt haben und den Nutzern die Werkzeuge der G Suite in Schulungen und Trainings gelehrt haben.

Unsere Tipps und Best Practices zu G Suite im Home Office

Gmail

Tipp: Vertreter bestimmen und Mails teilen
Gerade in einer Krise muss für Kontinuität im Unternehmen gesorgt werden. Da müssen Vertreter uneingeschränkten Zugriff auf die Postfächer ihrer Kollegen haben.
Todo: Postfach an mindestens 2 Kollegen delegieren; Google Hilfe-Artikel (Admin-Einstellung)

Chat

Tipp: Digitaler Sozialraum
Neben beliebig vielen Chatrooms für Projekte, Themen und Abteilungen sollte es auch im Digitalen "Sozialräume" geben. In der virtuellen Teeküche oder dem Flurfunk kann man sich zu persönlichem austauschen und so auch abseits des fachlichen Austausches in Verbindung bleiben.

Google Kalender

Tipp: Termine bearbeitbar machen
Im Team durchaus ok - machen Sie Ihre Kalendereinträge bearbeitbar. So können Teilnehmer einfach eine Agenda in der Beschreibung ergänzen oder schnell den Termin auf Zuruf verschieben.

Tipp: Immer mit Videokonferenz
Neue Termine können per se immer ein Hangout Meet erhalten. So können Teilnehmer frei wählen, ob sie persönlich oder online an einer Besprechung teilnehmen wollen. Die Default-Einstellung führt außerdem zu einer aktiven Verhaltensentwicklung: der Organisator muss die Videokonferenz entfernen sollen die Teilnehmer im angegeben Raum zusammenkommen.
Link: Option in der Admin-Konsole konfigurieren

Tipp: Kurze Besprechungen
Planen Sie Treffen nicht immer für volle 60 Minuten! Oft reichen schon 30 Minuten und verlängert bewusst, wenn die Menge der Themen das nötig machen. Verwegene Organisatoren aktivieren sogar "Schnelle Besprechungen" in den Kalenderoptionen: damit verkürzen sich die Standard-Zeiträume um weitere Minuten, was den entspannteren Wechsel in die nächste Besprechung erlaubt.

Google Drive

Tipp: Todos in Dokumenten nachverfolgen
Bloß nicht den Überblick verlieren! Mittels Suchoption To-Do-Listen-> Nur Aufgaben kann man alle Dokumente in Drive anzeigen, in denen man zugeordnete Aufgaben hat.
Link: https://drive.google.com/drive/search?q=followup:actionitems

Google Tabellen

Tipp: Benachrichtigung bei Änderung
Zu letzten Änderungen in Tabellen bleibt man über Tools -> Benachrichtigungsregeln auf dem Laufenden. Sofort oder auch als tägliche Zusammenfassung.

Google Präsentationen

Tipp: Web-Variante verteilen
Das Verteilen von Präsentationen kann nicht nur als Freigabe geschehen. Sollen externe oder interne User ausschließlich die Präsentation ohne die Applikation darum sehen kann man via Datei -> Im Web veröffentlichen

Google Text

Tipp: Agenda und Protokoll
Jeder komplexe Termin mit Link zu einer Videokonferenz sollte gleichzeitig auch eine Agenda enthalten. Dafür gleich ein Google Textdokument mit den zu besprechenden Themen zu verlinken bietet die Chance, dieses im Online-Meeting als Protokoll weiterzuführen. So haben alle Beteiligten die Möglichkeit ihre Punkte selbst und korrekt einzufügen.

Google Hangouts Meet - Videokonferenzen

Tipp: Einwahl mit Telefon
Noch unterwegs zum Meeting oder schlechter Ton wegen schlechter Internetanbindung? Dann wählen Sie sich parallel zur Videokonferenz mit dem Telefon zur Videokonferenz ein. Der Link im Google Kalender auf dem Handy wählt neben der Nummer gleich auch den Zugangscode mit.

Tipp: Mit externen ohne Google Account konferieren
Link: Optionen in der Admin-Konsole für G Suite

Tipp: Grid View per Erweiterung
Link: https://chrome.google.com/webstore/detail/google-meet-grid-view/bjkegbgpfgpikgkfidhcihhiflbjgfic

Tipp: Meetings aufzeichnen
Link: Google Hilfe zum Aufzeichnen von Videokonferenzen

Weitere Tipps und Best Practices

Einfaches Teilen von Dokumenten über Unternehmensgrenzen hinweg

Aus Vorsicht vor versehentlichem Datenverlust durch Benutzer begrenzen Unternehmen bei der Einführung von G Suite das Teilen auf die eigenen Domain. Das kann bei der Zusammenarbeit mit externen G Suite oder Gmail Usern sehr hinderlich sein.

Wir empfehlen:
a) Differenzierte OU-Struktur, die zumindest einem Teil der User je nach Aufgabe das externe Teilen und Zusammenarbeiten erlaubt
b) Aufnahme von Lieferanten/Kunden/Agenturen in eine White List, über die das Teilen zu "befreundeten Domains" möglich wird.

Link: Google Hilfe zum Einrichten der Sharing-Optionen

White Board digital: Jamboard

Schon mit den verfügbaren Tools kann man ohne die große Jamboard-Hardware von Google/BenQ viel erreichen und mit anderen interaktiv zeichnen und planen. Von normalen Visualisierungen bis zu Kanban-Boards bieten die Apps unter iOS, Android und im Webbrowser vieles vom großen Bruder.
Links: //folgen

Chromebooks

Mitarbeiter schnell und günstig, ohne horrende Folgekosten für Support und Lizenzen, mobil machen? Chromebooks!

Die von Google zertifizierten kleinen Notebooks mit langer Akkulaufzeit machen das Arbeiten in der Cloud möglich: es ist nur ein Browser installiert, in dem man dann die G Suite Tools oder andere Webanwendungen aufruft. Ob nun für 200 EUR als schneller Ersatz für den kleinen Anspruch oder bis zu 1000 EUR für High-end-Geräte: das Arbeiten in der Cloud machen die Geräte schnell und einfach möglich.

Link: Google Chromebooks Store
Anbieter-Shops: Acer, Asus, Lenovo

Meeting-Hardware

Ton über Bild: wir empfehlen ein professionelles Headset. Eine eingebaute Webcam in Notebook oder Chromebook reicht für gewöhnlich aus. In Räumen raten wir zu Spezialmodellen mit einem angepassten Objektiv.

Positiv getestete Headsets: Senheiser PC7, Jabra Evolve 75e MS

Datenschutz

Google G Suite ist DSGVO complient und erfüllt alle Anforderungen des Deutschen Datenschutzrechts.
Artikel: www.plus3trainings.eu/blog/google-g-suite-fuer-die-unternehmensdatenverarbeitung-im-ernst-gastbeitrag-von-oliver-stutz/
Link: cloud.google.com/security/gdpr?hl=de

Sicherheit

Link: Ausführliche FAQ von Google

Anstehende und vergangene Online-Events

Meetup-Reihe "Home Office mit Google G Suite: Austausch und Best Practices (online)"

Links und weitere Artikel

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