Gibt es einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag? (FAQ)
Ja.
In der Administrations-Oberfläche von Google Workspace schließt man, dokumentiert, die EU Standard Vertragsklauseln und einen weiteren individuellen Vertrag zur Datenverarbeitung mit Google ab:
- EU model contract clauses for Google Workspace
- Data Processing Amendment to Google Workspace and/or complementary product (e.g. Cloud Identity) agreement
Diese entsprechen dann der AV / AVV / ADVV.
In einem alten Artikel aus 2015 kann man bereits sehen, wir bedacht Google mit den essentiellen Aspekten Compliance und Datenschutz umgeht: https://www.plus3trainings.eu/2015/08/google-workspace-fuer-die-unternehmensdatenverarbeitung/
Weitere Fragen und Antworten zu Google Workspace
Disaster Recovery wird im SaaS-Umfeld durch Google sichergestellt, für Backups der Daten in Workspace gibt es verschiedene Lösungen und Anbieter. Mit eingebauten Funktionen kann jeder User via „Takeout“ ein Backup seines eigenen Accounts machen. Als Administrator kann man alle Organisations-Daten herunterladen; inzwischen sogar gezielt für einzelne OU oder Nutzer-Accounts.
Ausführlicher Artikel:
Backup-Lösungen für Google Workspace
Differenzierte Freigaben und Berechtigungen sowie die Umsetzung Branchen-üblicher Compliance-Anforderungen machen AppSheet zu einer sicheren Plattform für die App-Entwicklung.
Als SaaS-Lösung erfährt Google Workspace ständige Updates und Verbesserung seiner Core-Applikationen. Details dazu erhält man als interessierter User oder Administrator auf verschiedenen Seiten:
- Google veröffentlicht anstehende neue Funktionen unter workspaceupdates.googleblog.com
- In offiziellen Kalendern können die neuen Funktionen im Rapid und Sheduled Release Track eingesehen werden
- Bei einem unserer Events: www.plus3trainings.eu/events/
Warum sollte man Google Workspace löschen? Vielleicht wollen Sie es ja noch mal versuchen und mit uns von plus3trainings einen neuen Anlauf starten, alles aus Workspace rauszuholen?
Für das finale Löschen eines Google Workspace Accounts gibt es im Admin-Bereich entsprechende Funktionen. Vorher sollte man seine Daten Archivieren oder in einen anderen Workspace-Account migieren.
Weitere Informationen:
- Artikel: Mitarbeiter Offboarding – Workspace Account richtig löschen
https://www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/ - Hilfe-Artikel von Google zum Kündigen von Workspace
https://support.google.com/a/answer/1257646?hl=de
Zum Signieren oder Verschlüsseln von Mails kann man in Gmail S/MIME Zertifikate einsetzen. Diese Funktionalität steht ab Google Workspace Enterprise zur Verfügung.
Das „Endnutzer-Zertifikat“ mit vertraulichem privaten und öffentlichen Schlüssel wird vom User als PKCS #12 Datei selbst, oder über eine API, in Gmail eingerichtet. Ausgehende Mails können dann signiert oder für einen spezifischen Empfänger, der ebenfalls S/MIME einsetzt, verschlüsselt werden. Als Empfänger prüft man die Gültigkeit eines Zertifikates über die E-Mail-Detail-Ansicht.
Die Verwaltung der S/MIME-Zertifikate wird von Google Workspace übernommen, der öffentliche Public Key automatisch bereitgestellt. Das generieren der Zertifikate und Schlüssel erfolgt durch Dritte.
Durch den Einsatz von personengebundenen S/MIME Zertifikaten wird die Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit elektronischer Kommunikation stark erhöht; je nach Technik, Vereinbarung oder rechtlichen Rahmenbedingungen können erforderliche Rechtsnormen einer klassischen Unterschrift erfüllt sein.
Aktivierte S/MIME-Zertifikate in Google Workspace ergänzen weitere E-Mail-Techniken wie SPF, DKIM und dmarc zur Validierung und Authentifizierung von E-Mails und Mail-Servern.
Weitere Informationen:
- FAQ: Anbieter von S/MIME-Personen-Zertifikaten
www.plus3trainings.eu/faq-item/wo-erhaelt-man-s-mime-zertifikate/ - Gast-Artikel: E-Mails professionell versenden mit SPF, DKIM, DMARC und Co.
www.plus3trainings.eu/2022/12/e-mails-professionell-versenden-mit-spf-dkim-dmarc-und-co - Artikel: Mitarbeiter Offboarding – Workspace Account richtig löschen
https://www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/ - S/MIME unter MacOS
www.trommelspeicher.de/blog/smime-zertifikat-im-selbstversuch - Hilfe-Artikel von Google zu S/MIME in Workspace (deutsch)
support.google.com/a/answer/6374496?hl=de - Hilfe-Artikel von Google zu Workspace-Editionen (deutsch)
S/MIME wird nur mit Lizenz „Enterprise Plus“ unterstützt
support.google.com/a/answer/10077880?hl=de
About the Author: Holger Ahrens
