Ist Workspace mit Google Vault eine GoBD konforme und revisionssicheren E-Mail Archivierung? (FAQ)
Die Anforderungen der GoBD sind vielfältig; eine Zertifizierung oder Freigabe von Software-Lösungen und Tools nach dieser existiert nicht.
Mit Google Vault kann man die Aspekte
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit und Einzelaufzeichnungspflicht
- Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung und Unveränderbarkeit
umsetzen, um so den Anforderungen der GoBD zu entsprechen und Nachweisführung – nicht nur zu steuerlich relevanten Vorgängen – zu betreiben. Die direkte Integration in Google Workspace macht externe Lösungen überflüssig.
Aktuell werden folgende Daten und Applikationen von Google Vault abgedeckt: Mail + Kalender + Drive + Meet + Sites + Groups + Chats
Weitere Informationen
- Informationen zur GoBD vom BfDI „Was bedeutet GoBD?“
www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html - Produktinformationen zu „Google Vault: E-Discovery und E-Mail-Archivierung“
workspace.google.com/intl/de/products/vault/ - Artikel „Backup-Lösungen für Google Workspace“
www.plus3trainings.eu/2024/04/backup-google-workspace/
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Disaster Recovery wird im SaaS-Umfeld durch Google sichergestellt, für Backups der Daten in Workspace gibt es verschiedene Lösungen und Anbieter. Mit eingebauten Funktionen kann jeder User via „Takeout“ ein Backup seines eigenen Accounts machen. Als Administrator kann man alle Organisations-Daten herunterladen; inzwischen sogar gezielt für einzelne OU oder Nutzer-Accounts.
Ausführlicher Artikel:
Backup-Lösungen für Google Workspace
Google AppSheet ermöglicht das einfache Erstellen von Anwendungen ohne Programmierkenntnisse. Diese „No-Code-Apps“ können Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund auf Basis von Google Tabellen entwickeln. Eine Basisversion ist in Google Workspace enthalten.
Für die Applikationen
- Google Tabellen
- Google Text
- Google Präsentationen
- Google Formular
kann man vorhandene Dokumente zu Vorlagen machen. Die können von Nutzern als Basis für eigene Dokumente genutzt werden, wenn man eine neue Datei in einem der Google-Formate erstellt.
Je nach Konfiguration kann man das Einreichen von Vorlagen deaktivieren, moderieren oder generell zulassen.
Weitere Informationen
- Ausführlicher Hilfeartikel „Benutzerdefinierte Drive-Vorlagen für Nutzer aktivieren oder deaktivieren“
https://support.google.com/a/answer/3055325?hl=de
Unter https://competitiveinsightshub.withgoogle.com/pages/1537 gibt es einen ausführlichen Vergleich der verschiedenen Pakete von Microsoft und Google auf Funktions-Ebene.
- Google Apps
- Google Apps for Business
- Google Apps for Work
- G Suite
- Google Workspace
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About the Author: Holger Ahrens
