Holger Ahrens
Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann GPM/IPMA Level D
Google Apps Change Management (Apps 400)
First German Insightly Hero

Wir alle haben die richtigen Fehler gemacht,
sonst wären wir nicht hier.
Fahrenheit 451; Ray Bradbury
Marcus Hampel
Changemanager (zertifiziert durch Dicon)
Google Apps Change Management + Project Management (Apps 400 + Apps 500)
Google Apps Transformation & Customer Success Services

Kunst besiegt die Kraft!
Wahlspruch; Johann Hartl, Fechtmeister
Team plus3trainings
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besseres Arbeiten

Category Archives: Services

Dieser Beitrag ist ursprünglich in Ausgabe 01-02/2016 von Perspektiven, dem Magazin des Verbandes Die Führungskräfte erschienen. 

5 Tipps, wie Führungskräfte kollaboratives Arbeiten fördern

Kollaborative Systeme, etwa zum gleichzeitigen Arbeiten an Dokumenten, sind bei Angestellten beliebt und bleiben häufig doch in ihrer Nutzung hinter den Erwartungen des Managements zurück. Führungskräfte können den Einsatz mit kleinen Maßnahmen gezielt fördern.

Dieser Gastbeitrag ist in "Perspektiven", dem Magazin des Verbands Die Führungskräfte erschienen.

Dieser Gastbeitrag ist in "Perspektiven", dem Magazin des Verbands Die Führungskräfte erschienen.

Gehaltserhöhungen wirken nur kurzfristig als Anreiz. Als viel motivierender empfinden Angestellte sinnvolle Aufgaben, Wertschätzung sowie eigenen Gestaltungsspielraum bei der Ausübung ihrer Arbeit. Etwa durch die Möglichkeit, freier darüber zu entscheiden, wann, wo und wie sie ihre Aufgaben erledigen.

“Kollaboratives Arbeiten” ist in den vergangenen Jahren zu einem der Schlüsselbegriffe der Neuen Arbeitswelt geworden. Unternehmen werben teilweise geradezu mit diesem Begriff - er macht sie moderner, innovativer und attraktiver für gesuchte Fachkräfte. Oft haben Arbeitgeber bereits sehr gute Tools implementiert, die kollaborative Arbeitsweisen unterstützen. Dazu zählen zum Beispiel Chatprogramme, Videokonferenzsysteme, Wikis sowie die Möglichkeit, Dokumente mit anderen zu teilen und gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten.

Doch auch, wenn gute Systeme vorhanden sind und das Thema bei den Mitarbeitern grundsätzlich positiv angenommen wird, sind Tools in vielen Unternehmen deutlich seltener im Einsatz als sie es sein könnten. Die folgenden Ratschläge sollen Führungskräfte dabei unterstützen, durch nachhaltiges Change Management kollaborative Arbeitsweisen im Unternehmen zu etablieren und zu fördern.

5 Tipps für Führungskräfte

Tipp 1: Den Einsatz gezielt planen

Damit Systeme später auch intensiv genutzt werden, sollte man vor der Einführung genau überlegen, welche Personen damit was erreichen sollen. Hilfreich ist es dabei, Mitarbeiter aus den betroffenen Fachbereichen bereits frühzeitig in der Planungsphase einzubeziehen, um nicht an ihren Bedürfnissen vorbeizuplanen.

Tipp 2: Ziele klar kommunizieren

Alle betroffenen Mitarbeiter sollten frühzeitig darauf vorbereitet werden, welchen Zweck ihre Führungskräfte mit den neuen Tools verfolgen und welche bisherigen Arbeitsweisen dadurch ersetzt - und hoffentlich verbessert - werden. Neben diesen Informationen helfen ausführliche Anleitungen und Schulungsangebote dabei, niemanden mit seinen Fragen und vielleicht sogar Sorgen allein zu lassen.

Schulungen bieten die Möglichkeit zu üben, auszuprobieren und Kenntnisse zu vertiefen. Eine klare Kommunikation von Spielregeln - etwa bei der Nutzung von gemeinsamen Dokumenten - gibt den Mitarbeitern Orientierung und Sicherheit, schon nach kurzer Zeit werden Effektivitätsgewinne und weitere Vorteile sichtbar.

Tipp 3: Austausch ermöglichen

Informations- und Schulungsangebote sind auch deshalb besonders sinnvoll, weil sie eine Plattform für Austausch bieten. So können Mitarbeiter konkrete Nutzungsbeispiele diskutieren und sich auch gegenseitig mit Fragen weiterhelfen. Eine solche Plattform für Austausch ist auch über den Implementierungszeitraum hinaus sinnvoll, beispielsweise in einem Intranet-Forum. Auch regelmäßige Inspirationen mit Best Practice-Beispielen und Workshops fördern kollaboratives Arbeiten. Ganz konkret können das zum Beispiel ein kurzer Tipp im wöchentlichen Newsletter oder in der Abteilungsrunde sein.

Tipp 4: Erfolge messen

Bei vielen kollaborativen Tools lässt sich messen, wie intensiv sie von den Mitarbeitern genutzt werden. Solche Messungen sind sinnvoll, aber sie reichen oft nicht aus. Denn durch sie erfährt man nicht, weshalb die Tools statistisch hinter den Erwartungen zurückbleiben und nicht zum Einsatz kommen. Das findet man heraus, in dem man mit den Menschen spricht, Umfragen oder Workshops durchführt. Ergibt eine solche Maßnahme beispielsweise, dass viele Mitarbeiter unsicher im Umgang mit den Tools sind, kann man an dieser Stelle mit Leitfäden oder Schulungen gezielt ansetzen.

Tipp 5: Zum Vorbild werden

Dieser Tipp ist der bedeutendste: Die Etablierung kollaborativer Arbeitsweisen durch moderne Tools ist zum Scheitern verurteilt, wenn Führungskräfte sich gegen die Werkzeuge sperren. Sie sollten die aktive Nutzung vorleben und so zum Vorbild für die eigenen Mitarbeiter werden.

Bei einer unternehmensweiten Tool-Einführung bietet es sich zum Beispiel an, dass Manager in einem kurzen Videostatement berichten, wie sie das neue Tool nutzen möchten und das gegebenenfalls vorführen. Es kann auch motivierend wirken, eine Führungskraft zum prominenten Sponsor für ein bestimmtes kollaboratives Tool zu ernennen und Informationen dazu aus dem E-Mail-Account dieses Managers zu verschicken oder im Intranet kurze persönliche Blogbeiträge mit Nutzungserfahrungen zu teilen. All das trägt dazu bei, die Mitarbeiter für kollaboratives Arbeiten zu interessieren und den Einsatz der Tools zu fördern.

Andrea König arbeitet seit 2008 im Bereich IT-Kommunikation und ist Mitgründerin, Trainerin und Kommunikationsverantwortliche bei plus3trainings.
Weitere Informationen zu Andrea und ihren aktuellen Projekten gibt es auf Ihrer Website www.koenigand.de und unter www.devcomm.de

Bessere Kundenbeziehungen durch Kundenmanagement-System Insightly CRM aus der Cloud

Was bisher nur Unternehmen mit eigener IT und Server-Infrastruktur zu hohen Kosten möglich war, ist durch SaaS nun auch bereits für Solopreneure, Startups und kleine Unternehmen kostengünstig zu haben: ein CRM aus der Cloud. Damit wird die Verwaltung von Kundendaten und -beziehungen im Team von überall - auch per mobiler App - spielend leicht.

Sieht man Google Apps for Work nicht nur als Lösung für Kommunikation und Kollaboration, sondern als IT-Plattform im Unternehmen, so finden sich verschiedene Lösungen, die man via API und Schnittstellen einfach anbinden kann. Das CRM Insightly aus dem Google Apps Market Place ist in wenigen Schritten für alle Mitarbeiter oder ausgewählte Gruppen aktiviert und eingerichtet. Anschließend hat man ein vollwertiges CRM, welches sich gut anpassen und integrieren lässt.

Salesfunnel und Tools
Grundlagen und konkrete Anwendungsfälle rund um Kundenbeziehungsmanagement mit CRM-Systemen und Prozessen erläutern wir in einem Gastbeitrag für FastBill aus Hamburg.

Insightly CRM Hero badge plus3trainingsplus3trainings ist Vorreiter bei Insightly CRM im deutschsprachigen Raum

Grundstock unserer Kompetenzen rund um Google Apps for Work bildet der frühe Einstieg schon ab 2010 mit unserem französischen Partner Revevol. Auch rund um Insightly CRM aus San Francisco sind wir wieder Vorreiter und engagieren uns im Community-Programm des Herstellers: unser Trainer und Projektleiter Holger Ahrens ist erster Insightly Hero in Deutschland.
Was vorerst als Kooperation für Best Practice und internationalen User-Support begann, wird in den kommenden Monaten in einem Partnerprogramm fortgeführt. Dadurch wollen wir unseren Kunden neben den Lösungen Google Apps for Work, Podio und Doodle eine weitere Mehrwert schaffende integrative Lösung anbieten, die wir ebenfalls nicht nur technisch einführen - sondern durch Change Management und Trainings für Mitarbeiter eine nachhaltige Nutzung im Unternehmen etablieren.

Vorteile eines Online-CRM wie Insightly für Kundenbeziehungen

Natürlich bieten schon die kollaborativen Arbeitsmethoden mittels Online-Dokumenten vielfältige Möglichkeiten, Kundendaten und Vorgänge im Team und Ortsgebunden zu verwalten. Aber mit einer CRM-Lösung ist eine professionelle Kundenpflege noch besser realisierbar und bringt folgende Vorteile:

Aktualität und zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Informationen

Insightly CRM ist als Cloud-Lösung klassisch im Webbrowser oder auch via App für Android oder aus Apples AppStore überall verfügbar, wo es Internet gibt. Alle Benutzer greifen auf den selben Datenstamm zu, eine manuelle Synchronisation und zeitaufwändiger Abgleich von Informationen ist nicht nötig.

Integration und Anbindungen

Insightly integriert sich über verschiedene Schnittstellen und ein Browser-Plugin für den Browser Chrome in Google Apps for Work für elegante und effektive Kundenverwaltungsprozesse. So können neben E-Mails auch Kontakte und Ereignisse und Aufgaben einfach in beiden Umgebungen synchron verfügbar gemacht werden.
Aber auch für Office 356 und klassische Umgebungen mit Outlook oder anderen Mail-Clients gibt es Integrations-Möglichkeiten.

Prozess-Organisation und Projektmanagement

Gerade in Teams ist es sehr sinnvoll, wiederkehrende Prozess-/Projekt-Schritte in Insightly abzubilden. Durch Aufgaben-Sets kann man so Vorgänge im Unternehmen transparent machen und leicht delegieren.

Transparenz und Teamarbeit

Ein Berechtigungssystem für Nutzer und Teams erlaubt es, Daten und Informationen zu Vorgängen im Unternehmen gezielt zu teilen.

Kosten, SaaS und Innovationen

Ohne große Investitionen kann jedes Unternehmen Insightly in einer Basis-Version kostenfrei testen. Für geringe monatliche Beträge pro User sind dann weitere Ausbaustufen mit mehr Funktionen verfügbar. Dem Leasing-Modell ähnlich kann man so schnell und ohne hohe Investition und Kapitalbindung eine innovativen CRM-Lösung nutzen.
Wie bei anderen Cloud-Lösungen profitieren Nutzer von der ständigen Weiterentwicklung der Software. Nach bedeutenden Umstellungen in der Benutzeroberfläche konzentriert sich der Hersteller inzwischen auf das Thema Reporting. Weitere Innovationen bei Mobil-App und an vielen weiteren Stellen sind im Beta-Programm bereits absehbar.

Zielgruppen und Markt

Als Neueinsteiger in den CRM-Markt hat Insightly CRM noch lange nicht alle Funktionalitäten der Marktführer Salesforce, SAP und Microsoft Dynamics. Die damit einhergehende weniger hohe Komplexität macht das Tool daher gerade für Einzelkämpfer und kleine bis mittelständische Unternehmen interessant.

Zukunft

In den kommenden Monaten stehen weitere Verbesserungen im Bereich Reporting an, das Partner-Programm wird eine noch engere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen wie plus3trainings und dem Hersteller ermöglichen, was den regionalen Kunden in Form von lokalen Ansprechpartnern zugute kommt. Wir freuen uns darauf, neben der Rolle Insightly Hero in den nächsten Wochen als erstes Unternehmen Teil des Partnerprogramms zu werden.

Links

Holger Ahrens ist Mitgründer, Trainer, Projektleiter und Berater in plus3trainings. Seine Schwerpunkte sind die Produkte Google Apps for Work und Insightly.
Unter der Marke Die Profiloptimierer ist er Speaker und Coach rund um das Thema Digitales Selbstmarketing. Weitere Kompetenzen bringt er als Web-Entwickler aus der Medienagentur shark-design und zertifizierter Projektleiter (GPM/IPMA. Level D) aus pmc-ahrens ein.

Artikelbild Massageservice-NordAls Spezialisten für Training und Changemanagement rund um digitale Systeme haben wir unser Portfolio um die Terminbuchungs-Systeme von Doodle erweitert.

In einem Pilotprojekt übernahmen wir die Projektkoordination, Einführung und Schulung der Plattform für unseren Kunden Massageservice Nord, der sich in einem Feedback sehr zufrieden zeigt.

Die ganze Pressemeldung können Sie hier lesen.

Holger Ahrens ist Mitgründer, Trainer, Projektleiter und Berater in plus3trainings. Seine Schwerpunkte sind die Produkte Google Apps for Work und Insightly.
Unter der Marke Die Profiloptimierer ist er Speaker und Coach rund um das Thema Digitales Selbstmarketing. Weitere Kompetenzen bringt er als Web-Entwickler aus der Medienagentur shark-design und zertifizierter Projektleiter (GPM/IPMA. Level D) aus pmc-ahrens ein.

Wir unterstützen den internationalen RollOut von Google Apps bei Franke

Nach Ringier, Roche, Holcim und Nobel Biocare hat vor wenigen Wochen auch das Unternehmen Franke aus der Schweiz Google Apps als Basis für neue Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt. 

Im Frühjahr waren wir mit unserem Hamburger Trainer-Team am Schweizer Hauptstandort in Aarburg, um den Mitarbeitern der Franke Group die neuen Werkzeuge schmackhaft zu machen und für nachhaltige Produktivitäts-Gewinne zu sorgen. 

Mehr dazu in der offiziellen Pressemeldung:...
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