Kollaboratives Arbeiten bringt nicht nur spannende Tools und Funktionen ins Unternehmen, sondern auch eine neue Denke. Die folgenden drei Beispiele zeigen, was sich verändert und warum es nicht immer eine teure Lösung sein muss.
Niemand ist unverzichtbar
Aus anderen Arbeitsumgebungen und Projekten kennen wir den Satz “Schickst Du mir bitte mal das Dokument?” nur zu gut. Bei plus3trainings fällt dieser Satz nicht. Unsere Dokumente legen wir in einer gemeinsamen Ordnerstruktur in Google Drive ab, auf die jeder von uns von überall Zugriff hat. Diese Ordner muss man auf der Suche nach bestimmten Dateien nicht lange durchklicken sondern findet das Gewünschte meist sehr schnell über die Suchfunktion. So wird jeder von uns verzichtbar.
Im ersten Moment klingt das vielleicht ziemlich hart, aber es macht vieles einfacher. Zum Beispiel dann, wenn wir unbeschwert Urlaub machen möchten oder man kurzfristig ausfällt, weil man selbst oder das Kind krank geworden ist. Damit wir noch besser für den anderen einspringen können, haben wir zum Beispiel auch gegenseitigen Zugriff auf unsere Postfächer und Kalender und dokumentieren wichtige Absprachen in einem mit Google Workspace verbundenen CRM.
Es muss nicht immer die teure Lösung sein
Bevor man Geld für eine teure Zusatzlösung ausgibt, sollte man erst prüfen, ob das eigene System diese Funktion nicht auch hergibt. Das haben wir vor kurzem beim Training mit einem Start-Up erlebt, das über den Kauf einer Ticketing-Lösung nachdachte. Nach kurzer Zeit war klar, dass diese Zusatzinvestition nicht nötig ist. Zumindest nicht für eine so geringe Anzahl von Personen. Das Problem bestand eigentlich nur darin, dass die Mitarbeiter nicht wussten, wie sich die bei der Support-Adresse eingehenden Mails sinnvoll untereinander aufteilen und markieren lassen.
Die neue Lösung ist simpel und funktioniert für alle: Wer Mails bearbeitet, markiert („labelt“) sie im gemeinsamen Supportpostfach mit seinem Namen. So weiß jeder genau, woran die anderen gerade arbeiten und man muss keine komplizierten Zusatzabsprachen mehr treffen.
Gemeinsam geht schneller
Wenn wir bei Auftraggebern als Trainer die Einführung von Google Workspace im Unternehmen begleiten, ist einer der Aha-Momente für die Teilnehmer regelmäßig der, gemeinsam mit der gesamten Gruppe an einem Dokument zu arbeiten. Dann erleben alle, dass sie ab sofort wirklich nicht mehr darauf achten müssen, ob das nun gerade die aktuelle Version eines Dokuments ist, denn es gibt nur noch das eine und damit aktuelle Dokument an dieser einen Stelle.
Auch die Aussicht darauf, dass mehrere Personen gleichzeitig in Präsentationen oder anderen Dokumenten arbeiten können, begeistert viele. Man spart Zeit und Nerven, wenn man nicht mehr abwarten muss, bis der Kollege das Dokument geschlossen hat. Wer eine kurze Frage hat, klärt sie direkt im Dokument über den Chat und kann ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Und – das beobachten wir bei unseren Kunden und uns selbst – es macht einfach mehr Spaß, so zu arbeiten!
Weitere Informationen und Links
- Artikel „Home Office mit Google Workspace: Best Practices und Tipps für Teams und Einzelkämpfer“
https://www.plus3trainings.eu/2020/06/home-office-mit-google-workspace-best-practices/ - Dieser Artikel im Original bei goodplace.org
https://goodplace.org/teilen-statt-bunkern-erfahrungen-mit-kollaborativem-arbeiten/ - Artikel rund um Google Workspace
https://www.plus3trainings.eu/category/google-workspace/ - Artikel rund um Insightly CRM
https://www.plus3trainings.eu/category/insightly-crm/
