Mit seinem Cloud-Office „Google Workspace“ richtet sich Google nicht nur an internationale Enterprise-Unternehmen, sondern auch an kleine bis Kleinstkunden, die Großes erreichen wollen. Dazu zählen neben klassischen KMUs auch Agenturen, Startups, Vereine, Gründer, Unternehmer, Berater, Selbstständige und Freelancer jeglicher Organisationsform.
Durch den Einsatz der modernen SaaS-Lösung, die gänzlich auf lokale Hardware verzichtet, können Unternehmen schnell flexibel wachsen und schrumpfen – ganz wie es die wirtschaftliche Lage erfordert. Die verwendeten Technologien und Konzepte machen Menschen und Teams produktiver in Kooperation und Kollaboration. Losgelöst von Raum und Zeit entstehen so professionelle und leistungsfähige Communities im steten Wandel nach innen und außen. Aber Achtung: es könnte sogar Spaß machen mit Google Workspace zu arbeiten.
You’ll never work alone🎶
Behalten Sie im Hinterkopf: auch als Einzelkämpfer bleibt man oft nicht dauerhaft allein. Das Team kann stets durch interne oder externe Mitarbeiter wachsen, eine (virtuelle) Assistenz macht das Leben als Interim Manager leichter. Und dann gibt es da noch diese… Kunden, Lieferanten und Partner die nicht nur klassisch per Mail kommunizieren wollen, sondern vielleicht auch schon das Potential kollaborativer und kooperativer Zusammenarbeit entdeckt haben.
Das Auge arbeitet mit
Mit Material Design hat Google inzwischen Version 3 der Designsprache veröffentlicht. Diese wird von vielen Unternehmen übernommen und ist mehr als nur eine eingängige Oberfläche für Workspace und Android Apps. Das sorgt für gute Bedienbarkeit und hohe Produktivität bei geringem Frust.
Neue Funktionen am laufenden Band
Von der exzellenten Usability und agilen Produkt-Entwicklung am Puls der Zeit profitiert man als User enorm: erstklassige Arbeit wird durch erstklassige Werkzeuge möglich. Statt revolutionär und störend verändern sich die Applikationen der Office-Suite ständig in kleinen Schritten und können so auf Wünsche und technologische Veränderungen eingehen. Das kann man im Workspace-Updates-Blog gut verfolgen.
Professionelle IT-Plattform als Basis für Ihre Unternehmung
Als „cloud only“ Lösung konzipiert, stellt Google Workspace eine professionelle IT-Plattform dar, mit der Organisationen oder Einzelkämpfer das technische Fundament für Ihre Arbeit legen. Die enthaltenen Werkzeuge ermöglichen ohne weitere Investitionen die wesentlichen Unternehmensprozesse umzusetzen und mit Team, Kunden und Lieferanten klassisch, wie bisher, oder modern im Sinne von New Work zusammenzuarbeiten. Weitere spezielle Tools und Anforderungen wie CRM, ERP, PM-Werkzeuge docken als Third-Party-Tools von verschiedenen Herstellern an.
Spätestens mir der Gründung der eigenen Unternehmung hat man durch den konsequenten Einsatz von Workspace folgende wesentliche Vorteile:
MEINUNG Skin in the Game! Wer unternehmerisch handlungsfähig sein möchte, trifft konsequente Entscheidungen und schafft eine stabile technische Basis durch ein Invest in eine umfassende IT-Plattform wie Google Workspace. Systeme und Werkzeuge „zusammenzustückeln“ macht vor Kunden einen schlechten Eindruck, ist ein Risiko für Daten und Reputation jeder Organisation.
MEINUNG: Von der exzellenten Usability und agilen Produkt-Entwicklung am Puls der Zeit profitiert man als User enorm: erstklassige Arbeit wird durch erstklassige Werkzeuge möglich. Das spiegelt sich in Arbeit und Produkten wieder.
EMPFEHLUNG Die saubere Abgrenzung von privaten und geschäftlichen Systemen und Daten sorgt für entspanntes und fokussiertes Arbeiten. Bei Teamveränderungen fällt das „Offboarden“ von Mitarbeitern leichter und macht ein Unternehmen im M&A-Prozess beim Exit oder Verkauf leichter bewertbar und veräußerbar – denn alle Daten gehören klar der Organisation und dem Shareholder.
Kosten für Einführung und Betrieb von Google Workspace
Die Nutzung von Google Workspace erfolgt nach dem Prinzip SaaS – Software as a Service: die Unternehmung bucht die Lösung „zur Miete“ und beauftragt Google mit der Verarbeitung seiner Daten durch die bereitgestellten Software-Komponenten, die im Browser aufgerufen werden. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer-Account pro Monat. Die Kosten belaufen sich nach aktueller Preisliste von 2023 – je nach Leistungsumfang – auf 5 bis 25 € pro „Seat“.
Obgleich die Einführung mit einem gewissen IT-Grundverständnis selbst erfolgen kann, profitieren selbst Einzelkämpfer von der Unterstützung durch einen Google Partner und/oder spezialisierten Berater. Gerade der Blick über die aktuellen kurzfristigen Bedürfnisse hinaus sorgt für eine sichere und skalierbare Arbeitsbasis. Viele Funktionen und Zusammenhänge, wie auch das enorme Potential, wird erst im Dialog mit einem erfahrenen Begleiter bei der Einrichtung nachvollziehbar.
Für die meisten Organisationen ist die Einführung und der Betrieb von Google Workspace mit einem positiven TCO im Verhältnis zu klassischen Systemen verbunden.
- Workspace Lizenzen sind einfach skalierbar: Betriebskosten sind linear zur Anzahl der MA im Team und können leicht gekündigt oder hinzugebucht werden.
- Administration ist selbst durchführbar oder mit Unterstützung eines spezialisierten Berater komplett oder in Teilen delegierbar.
- Vorteil bei der User-Adoption: die einfache Bedienbarkeit mit steiler Lernkurve für neue Mitarbeiter macht den Einstieg leicht. Die Effektivität kann durch Trainings im Onboarding-Prozess und für Teams weiter unterstützt werden.
Nichtsdestotrotz kann eine rationale Betrachtung von Alternativen sinnvoll sein; dabei sind dann Kosten-Aspekte wie initiale und weitere Hardware-Beschaffung, Stromverbrauch, Betriebs- und Ausfallsicherheit, Desaster Recovery, Lizenzen – die bei einer SaaS-Lösung bereits eingepreist sind – zu berücksichtigen.
Kosten für Schulungen, Trainings und Workshops sowie individuelle Beratung und Support sind mit denen für klassische Systeme vergleichbar.
MEINUNG All zu schnell rechnet man die monatlichen Kosten ohne Einordnung und Betrachtung der Alternativen auf horrende Zahlen hoch… und ist entsetzt. Betrachtet man den Mindestlohn von aktuell 12,00 € pro Stunde, ist ein Account mit 5 bis 25,00 € pro Monat erstaunlich günstig.
Kooperation und Kollaboration – das Cloud-Office als Drehscheibe für Kommunikation und Zusammenarbeit nach innen und außen
Durch die Umsetzung als moderne Browser-Apps bieten die Tools von Google Workspace viele neue Möglichkeiten für das verteilte Arbeiten und unterstützen viele Aspekte des New Work.
In großen Unternehmen, wie auch bei Einzelkämpfern und Unternehmern, ist eine hohe „User Adoption“ wichtig: nutzt man die neuen Konzepte und Möglichkeiten konsequent, wird der Dialog mit Kunden, Partnern, Lieferanten verlässlicher, schneller und produktiver.
MEINUNG Es ist ein Teufelskreis: das Unternehmer-Mindset entscheidet über über die Wahl der Werkzeuge, gute Werkzeuge führen zu einem positiven Mindset mit einer Kultur, die Wachstum und professionelles Arbeiten ermöglicht. Investieren Sie in gute Werkzeuge!
MEINUNG Expectation Management! Nicht alle Office-Lösungen sind gleich: was man nicht findet, kann man auf anderen Wegen eleganter realisieren.
EMPFEHLUNGDie Kultur des Teilens und der Zusammenarbeit sollte in der DNA der Unternehmung verankert sein. Es geht hin zur kundenorientierten Service-Organisation. Siehe dazu auch das Graves-Modell für Kultur-Entwicklung den KompetenzAtlas nach KODE.
Tools Tools Tools: Die Core Apps für das tägliche Kerngeschäft aus einer Hand
Eine ausführliche und aktuelle Beschreibung der Core Apps von Google Workspace findet sich unter workspace.google.com/features. Diese werden stetig weiterentwickelt und stehen stets in der neuesten Version für alle User einer Instanz bereit, wodurch es nie zu Kompatibilitätsproblemen kommen kann.
Generell unterscheidet man bei den User-Applikationen in die
- Programme für Kommunikation
Gmail, Kalender, Chat, Kontakte, Meet - Programme für Zusammenarbeit
Drive und Drive Apps für Text, Tabellen, Präsentationen
Zunehmend verschwimmen aber die Grenzen und durch die hohe Integration untereinander macht eine Abgrenzung immer weniger Sinn. Abseits der Applikationen für Informationsaustausch und Office-Aufgaben gibt es viele kleine und große Helfer, die für konkrete Anwendungsfälle eine große Rolle spielen können:
- Keep: Notizen und Todos gemeinsam bearbeiten
- Gruppenbereiche: Team Chat social
- Forms: Daten und Informationen erfassen
- Sites: Website-Baukasten
- AppSheets: Quick Wins
ohne Programmierkenntnisse mit kleinen Applikationen
Alle diese Applikationen fallen unter die SLA für Google Workspace, für deren Erfüllung Google garantiert.
No-Code-Anwendungen: mit einfachen Apps Prozesse besser machen
Es macht nur wenig Aufwand, mit Google AppSheet aus vorhandenen Daten eigene Tools zu bauen. Die kleinen Applikationen laufen im Browser wie auch auf dem Mobilgerät und können zentral verwaltet werden.
Marketing-Tools zentralisieren: Besucherströme verstehen und Werbung (ver)kaufen
Zentral in der Administration von Google Workspace wird der Zugriff mit Unternehmens-Accounts auf weitere essentiell wichtige Tools für Unternehmer und deren Mitarbeiter und Partner verwaltet. Dadurch kann man Zugänge zu Analyse-Werkzeugen rechtlich sauber mit der eigenen Organisation in Kontext setzen oder deren Nutzung ausschließen.
- Google Tag Manager
- Google Analytics
- Google Search Console
- Google AdSense
- Google Ads
Diese Tools sind nicht Teil unserer Trainings und Schulungen; gern vermitteln wir aber Ansprechpartner aus unserem Partner-Netzwerk oder werden via Die Profiloptimierer tätig.
Online-Beratung per Videokonferenz:
einfach machen mit Google Meet
Auch nach Corona sind Online-Meetings nicht mehr wegzudenken: wir senken Reisekosten und verbringen weniger Zeit auf Straße und Schiene zum Kunden. Zusätzlich eröffnen die, über den Google Kalender direkt einbindbaren, Google Meet Videokonferenzen eine Vielzahl von Funktionen, die auch lange Sessions weniger belastbar machen.
MEINUNG Dauerhafte und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen entstehen oft durch Engagement und gemeinsame Erfahrungen. Daher sollte trotz aller Effektivität im Digitalen ruhig auch hin und wieder ein persönliches Treffen erfolgen. Nach dem ersten Kennenlernen in Echt kann man, umso professioneller und mit einem gemeinsamem Verständnis für Gesten und Ausdrücke, die Arbeit im Digitalen fortsetzen.
Intranet, Extranet und mehr mit dem Webbaukasten Google Sites
Mit Google Sites hat man einen Webbaukasten in Workspace integriert, der das schnelle Erstellen von Informationsseiten ermöglicht.
Beispiele für Google Sites
MEINUNG Ausgefeilte Designs für die Internet-Seite eines Unternehmens zeigen Professionalität und schaffen Vertrauen. Für die ersten Schritte als Unternehmer reicht oft eine einfachste Seite, um erstmal online zu sein. Da ist Pixel-genaues Layout verzichtbar; günstige, einfache und schnelle Bereitstellung spart Zeit und Geld.
EMPFEHLUNG Die Front-URL einer Site ist recht kryptisch, kann aber auch eine Subdomain der Primären Domain sein. Eine Domain-Weiterleitung (siehe unten) via CloudFlare sorgt für beste Darstellung und TLS-Verschlüsselung.
Verlässliches Terminmanagement und Online-Buchungen: mit dem Kalender für Transparenz sorgen und Beratungen organisieren
Das A und O für Unternehmer ist ein zentrales Zeitmanagement, um verlässlich eigene Aktivitäten und Termine intern im Team oder extern mit Kunden und Lieferanten zu organisieren. Dafür kann man neben dem primären eigenen Kalender beliebig viele weitere für Teams, Standorte, Projekte oder Themen haben.
Spezielle Termin-Typen ermöglich eine Vielzahl von Use Cases:
Direkt im Kalender kann man seit Dezember 2023 auch auf eine große Ansicht der Google Tasks zugreifen und Aufgaben in Listen sortieren. Haben sie ein Datum kann man sie im Kalender sehen.
EMPFEHLUNG Kalender-Buchung mit Kurz-URL schöner machen (FAQ-Link)
EMPFEHLUNG Freigaben intern bewusst konfigurieren und Informationssicherheit und Handlungsfähigkeit herstellen.
EMPFEHLUNG Vereinbarkeit von Privat und Beruf -> persönliche Kalender können in die Firma freigeben werden.
Chatrooms für Support und mehr mit Spaces
Was man im klassischen Chat zu zweit macht, geht mit Google Spaces in „Gruppenbereichen“ für Teams / Themen / Standorte mit bis zu 5.000 Teilnehmern. Zusätzlich lassen sich Aufgaben zuweisen und erwähnte Dateien listen.
Mobil arbeiten mit ChromeBook und Handy – Hardware wird unwichtig
Exklusive teure Hardware wird als Statussymbol nebensächlich, wenn Daten und Applikationen durch die Cloud auf jedem Gerät verfügbar sind.
Mail-Kommunikation professionell und verlässlich: mit Gmail effektiv arbeiten
Welche Funktionen man in Gmail – der Kernapplikation von Google Workspace – unbedingt kennen sollte beschreiben wir im ausführlichen Artikel „Produktivität mit Gmail steigern: schneller und effektiver Mails managen„.
Darüber hinaus bietet Gmail gerade für Unternehmer noch folgende Vorteile:
Der Chrome-Browser als Basis
Der Browser mit Cloud-Anbindung macht auf allen Plattformen das Rennen, ob nun als Hauptkomponente auf Chromebooks, unter Windows, Linux oder auf dem Mac: der Chrome schafft, wie in großen Unternehmen üblich, eine einheitliche Plattform für Apps im Browser.
MEINUNG Für alle, die Open Source mögen: Chrome basiert auf dem Opensource-Projekt Chromium, das ChromeOS basiert auf einem Linuxkernel und stellt ein virtualisiertes Linux bereit.
Sicherheit, Datenschutz und Compliance – moderne Technologie und Rechtssicherheit und Aufbewahrung
Mit der Erfahrung vieler spezialisierter Mitarbeiter setzt Google modernste Entwicklungs- und Sicherheitskonzepte um. Darüber hinaus wird stringent dem Konzept „Zero Trust“ gefolgt, um Menschen, Technologie und Daten bestmöglich zu schützen.
MEINUNG Datenschutz und Google kein Widerspruch – die Risikoabwägung fällt durchweg positiv aus. Bereits in 2015 entsprach Workspace den Anforderungen an den Datenschutz und tut dies auch heute durch die entsprechenden Zusatzverträge.
EMPFEHLUNG Neben Google Workspace hat man ggf. weitere IT-Komponenten, Prozesse und Regelungen in der Unternehmung. Hier kann ein Blick auf das Grundschutztool für mehr Sicherheits-Bewusstsein sorgen.
EMPFEHLUNG Der Fall „Disaster Recovery“ wird von Google via SLA abgedeckt. Für eine Backup-Lösung kann man auf interne Funktionen zugreifen oder diese zubuchen.
