Produktivität mit Gmail steigern: schneller und effektiver Mails managen

Arbeitet man nach dem Eisenhower-Prinzip​, kann man seine Aufgaben und eingehenden Nachrichten in 4 Quadranten einordnen und so effektiv mit ihnen umgehen.

1. Wichtiges + Dringendes: sofort angehen​
2. Wichtiges + nicht Dringendes: für später zurückstellen​
3. Dringendes + nicht Wichtiges: delegieren​
4. nicht Dringendes + nicht Wichtiges: ignorieren​

Die Einordnung kann man elegant und automatisch Gmail überlassen. In Verbindung mit den Sternen und dem gelben Wichtig-Markierer, der automatisch lernt, was dem Nutzer wichtig ist, bietet der Sortierte Posteingang drei anpassbare Bereiche, in denen Mails angezeigt werden:

1. Wichtig und ungelesen​
   Darum sollte man sich unbedingt kurzfristig kümmern.
2. Markiert​
   Konversationen mit einem Stern gelten als zurückgestellt. Durch verschiedene Sterne und Symbole kann man differenziert markieren.
3. Alles andere​
   Hier finden sich alle Projekte, Kollegen und Nachrichten die man mit niedriger Priorität alle ein bis zwei Tage sichten kann sowie alles, was nicht (mehr) in die oberen Bereiche passt. Also schon gelesen wurde und keine Stern-Markierung hat.

Profis nutzen die Einstellungen des Sortierten Posteingangs, um einen vierten Bereich für ein Label hinzuzufügen. So behält man konkrete Systeme, Kunden oder Projekte direkt im Posteingang im Blick.

Muss man immer wieder die gleiche Mail an Kunden und Kollegen schreiben, bietet es sich an, mit den Vorlagen in Gmail zu arbeiten. Sind sie aktiviert, findet sich im 3-Punkte-Funktionsmenü der Neuen Mails eine neue Funktion; da kann man dann Vorlagen einfügen / neu erstellen / löschen. Neben dem kompletten Inhalt eines E-Mail-Entwurfs speichert man auch den Betreff für später.

Klassische Datei-Anhänge können nicht mit der Vorlage gespeichert werden, dafür aber Links zu Dateien in Google Drive.

Profis und Teams nutzen für gemeinsame Vorlagen und deren Abstimmung den neuen Smartchip-Baustein „E-Mail-Entwurf“ in einem Google Textdokument. So kann man kollaborativ gemeinsam Empfängerliste, Betreff und Inhalt bearbeiten und dann versenden oder für später hinterlegen.

In klassischen E-Mail-Systemen mit begrenzter Speicherkapazität muss man oft Zeit aufwenden, um zu entscheiden, ob eine Mail gespeichert oder gelöscht werden soll. Das ist eine enorme Verschwendung von Arbeits- und Lebenszeit, rechnet man pro Mail auch nur 10 Sekunden für das Abwägen.

In Google Workspace haben Mitarbeiter nahezu unendlich viel Speicherplatz in der Cloud für ihre Informationen und E-Mails. Dadurch kann man Nachrichten einfach „archivieren“ und spart viel Zeit im Entscheidungsprozess, wie mit (abgearbeiteten) Mails umgegangen werden soll.

Archivierte Mails finden sich später immer einfach wieder über

• die Suche
• das Systemlabel „Alle E-Mails“
• vergebene Labels
• Links in Tasks oder Notizen oder Dokumenten.

Je nach Philosophie kann man seinen Posteingang „zulaufen“ lassen, ihn als To-do-Liste betrachten oder das Prinzip „Zero Inbox“ umsetzen und den Posteingang komplett leer machen.

Langwierige E-Mail-Diskussionen kann man schnell zu einem Ende führen, indem man „den Kanal wechselt“ und aus einer Konversation einen Kalender-Eintrag mit Meet-Videocall macht.

Vielschreiber navigieren schnell und elegant mit der Tastatur durch Gmail und erledigen E-Mails in Bestzeit. Mit dem zusätzlichen Button „Senden und Archivieren“ kann man sich ebefalls Klicks und mehrere Schritte sparen. Beantwortete Mails werden dann in einem Zug versendet und aus dem Posteingang entfernt.

Was man nach dem Eisenhower-Prinzip nicht sofort erledigen möchte, kann man delegieren oder im Posteingang belassen. Dort wird es aber irgendwann eng und unübersichtlich; Zero Inbox wird schwierig. Da bietet es sich an, mittels „Zurückstellen“ Mails im Posteingang bis zu einer festgelegten Zeit auszublenden.

Wer Mails gern in Verbindung mit einem Task im Kalender sehen möchte, kann sie über die Funktionsleiste oder per Drag’n’Drop in die Tasks in der rechten Tool-Leiste ziehen.

Das große Thema in und um Google Workspace mit all seinen Tools ist „Kollaboration“. Wann immer möglich, sollte man in Google Drive gespeicherte Dateien und Dokumente in Mails verlinken. Das geht als Link zur Datei hinter einem kurzen Text oder optisch ansprechend über „Datei aus Google Drive einfügen“ aus der unteren Funktionsleiste.

Eingehende Mails können automatisiert bearbeitet werden, wenn man „Filter“ einrichtet. Auslöser dafür ist stets eine konkrete Suchanfrage, die man immer gut testen sollte. Wesentliche Funktionen, die man so realisieren kann, sind:

• Automatisch Labeln:
  Kunden, Projekte und Systemnachrichten bekommen automatisch eine farbige Markierung.
• Mails einordnen und retten:
  Wegen fehlender SPF- und DKIM-Einträge können Mails von Kunden im SPAM landen oder im Sortierten Posteingang nur unter „Alles andere“ eingeordnet werden. Mit einem Filter kann man Nachrichten „Immer als wichtig markieren“ und auch „Nie als Spam einstufen“.
• Automatische Antwort:
  Ist das Add-on „Vorlagen“ aktiviert, kann man via Filter automatische Antworten an spezifische Absender versenden. Zum Beispiel Eingangsbestätigungen für eingegangene Unterlagen an die Alias-Adresse unterlagen@ oder individuelle Abwesenheitsnachrichten.

Profis nutzen Filter auch „rückwirkend“, um durch eine Suchanfrage selektierte Mails im Posteingang zu verarbeiten und mit weiteren Attributen zu versehen.

Mit der Zeit lernt man mehr und mehr Tastaturkürzel kennen. Das sorgt für schnelles Vorankommen und spart den Weg zur Maus. Durch das Markieren (x) mehrerer Mails (Cursor hoch/runter) und anschließende Archivieren (a) entsorgt man elegant nicht benötigte Mails aus dem Posteingang.

Das Schreiben von neuen Mails geht flink und kompakt im Entwurfs-Fenster von der Hand. Wer aber mehr Platz und Überblick braucht, geht via Doppelpfeil in den „Vollbild-Modus“. Ist beim Klick auf des Pfeilsymbol die STRG-Taste gedrückt, öffnet sich der Mail-Entwurf in einem neuen Fenster.

Profis halten STRG oder SHIFT bereits beim Klick auf „Schreiben“ gedrückt: die neue Mail öffnet sich dann gleich in einem eigenen Fenster oder Tab. Von da aus ist der Weg auf den zweiten Monitor nicht mehr weit.

Bewegt man die Maus über den Namen einer Person in AN/CC/BCC, bekommt man im „People-Widget“ vielfältige Informationen und Aktionen angeboten. Das sind aktuell folgende:

• Profilfoto
• An-/Abwesenheit
• Kontaktdaten und Links zu weiteren Systemen wie CRM
• Aktivitäten für die Person:
  Neue Mail / Chat starten / Meet-Videocall starten / Termin einstellen

Unterwegs, in der mobilen Gmail App, mal den Posteingang aufräumen?! Das geht einfach mit einem Wisch aka „Swipe“ nach links oder rechts für Archivieren und Zurückstellen. So kann man entspannt unterwegs die Anzahl der Mails im Posteingang reduzieren. Die Wirkung sieht man in Echtzeit auch im Browser.

Profis lassen sich mobil nur „wichtige Mails“ in der Gmail-App anzeigen und reduzieren so die Störungen.

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