Fragen zu Google Workspace
Mit der ausgezeichneten offiziellen Hilfe zu Google Workspace bietet Google eine umfangreiche Dokumentation seiner Tools. Individuelle Fragen kann man in den Supportforen klären. Darüber hinaus beantworten wir hier ein paar klassische Fragen. Für Agenturen, Büros oder Mittelstand bieten wir individuelle Beratung und Support für Google Workspace (G Suite) an.
Eine konkrete Vorschrift für die Rotation der DKIM-Signatur gibt es nicht. Berater wie unser Gastautor Thomas Fauser empfehlen einen Zyklus von 6 Monaten bei großen Unternehmen und KMU, um die E-Mail-Sicherheit kontinuierlich zu unterstützen.
Dabei kann der neue öffentliche Schlüssel mit einem neuen Selektor im DNS hinterlegt werden und der ältere dann nach einer Karenzzeit entfernt werden.
Die Anforderungen der GoBD sind vielfältig; eine Zertifizierung oder Freigabe von Software-Lösungen und Tools nach dieser existiert nicht.
Mit Google Vault kann man die Aspekte
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit und Einzelaufzeichnungspflicht
- Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung und Unveränderbarkeit
umsetzen, um so den Anforderungen der GoBD zu entsprechen und Nachweisführung – nicht nur zu steuerlich relevanten Vorgängen – zu betreiben. Die direkte Integration in Google Workspace macht externe Lösungen überflüssig.
Aktuell werden folgende Daten und Applikationen von Google Vault abgedeckt: Mail + Kalender + Drive + Meet + Sites + Groups + Chats
Weitere Informationen
- Informationen zur GoBD vom BfDI „Was bedeutet GoBD?“
www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html - Produktinformationen zu „Google Vault: E-Discovery und E-Mail-Archivierung“
workspace.google.com/intl/de/products/vault/ - Artikel „Backup-Lösungen für Google Workspace“
www.plus3trainings.eu/2024/04/backup-google-workspace/
Als Datenquelle für Google AppSheet wird üblicherweise eine Google Tabelle verwendet.
Darüber hinaus gibt es aber weitere Quellen, die man für seine No-Code-Anwendungen nutzen kann:
- Nativ: AppSheet Datenbank
- Tabellen
- Google Tabellen
- Microsoft Excel
(Office 365 und SharePoint)
- Datenbanken
- AWS DynamoDB
- Google BigQuery
- MariaDB
- MySQL
- On-premises database
- Oracle
- PostgreSQL
- SQL Server
- weitere
- Airtable
- Box
- Google Calendar
- Google Drive
- Google Forms
- Looker Studio
- OData
- Salesforce
- Smartsheet
- Dropbox
- Apigee
Google AppSheet ermöglicht das einfache Erstellen von Anwendungen ohne Programmierkenntnisse. Diese „No-Code-Apps“ können Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund auf Basis von Google Tabellen entwickeln. Eine Basisversion ist in Google Workspace enthalten.
Differenzierte Freigaben und Berechtigungen sowie die Umsetzung Branchen-üblicher Compliance-Anforderungen machen AppSheet zu einer sicheren Plattform für die App-Entwicklung.
Google AppSheet gibt es in den Varianten Starter / Core / Enterprise Standard / Enterprise Plus. AppSheet Core ist direkt und kostenfrei ab Google Workspace Business Plus und höher enthalten. Mächtigere Enterprise- und Enterprise-Plus-Lizenzen sind auf Anfrage über den Vertrieb zu erhalten. Einzeln kann man AppSheet-Lizenzen zu unterschiedlichen Preisen buchen und so auch ohne Workspace nutzen.
Google-Hilfe: Nutzern AppSheet Core- oder Enterprise-Lizenzen zuweisen
Ein gewisses Grundverständnis für Programmierung und Datenbanken ist hilfreich – aber keine Voraussetzung um Apps zu entwickeln.
AppSheet arbeitet mit folgenden Services aus Google Workspace zusammen:
- Spreadsheet
- Text
- Chat
- Kalender
- Meet
- Maps
- Google Script
Weitere Infos: Beispiel-Apps, die auf Daten in den Workspace-Apps zugreifen
Nach dem Eingang einer Mail kann man den Betreff in Gmail nicht ändern. Das würde die Integrität der Daten in Frage stellen; in Google Vault sind die Daten immer unveränderlich aufbewahrt.
Beim Weiterleiten oder Beantworten von Mails kann man aber den Betreff über das Menü bearbeiten:
- Button (Tooltipp „Art der Antwort“) oben links klicken
- Auswahl „Betreff bearbeiten“
Dadurch wird die gesendete Mail und deren Antworten als eigenständige Konversation in Gmail fortgesetzt, sobald es es eine Antwort gibt.
Weitere Informationen:
- Artikel „Produktivität mit Gmail steigern: schneller und effektiver Mails managen“
www.plus3trainings.eu/2023/02/produktivitaet-mit-gmail-steigern/ - FAQ-Artikel zu Google Vault
/faq_category/google-vault/
Disaster Recovery wird im SaaS-Umfeld durch Google sichergestellt, für Backups der Daten in Workspace gibt es verschiedene Lösungen und Anbieter. Mit eingebauten Funktionen kann jeder User via „Takeout“ ein Backup seines eigenen Accounts machen. Als Administrator kann man alle Organisations-Daten herunterladen; inzwischen sogar gezielt für einzelne OU oder Nutzer-Accounts.
Ausführlicher Artikel:
Backup-Lösungen für Google Workspace
Die Drive-Apps Text, Tabellen und Präsentationen aus Google Workspace erhalten immer mehr interaktive und dynamische Elemente. Mit diesen Smartchips kann man so Dokumente um Funktionen ergänzen. In Google Text fügen sich mehrere dieser Smartchips zu Bausteinen zusammen, die von Google – aber auch anderen – als Template vorgegeben werden können.
Smartchips in der Google Text App
Datum + Personen + Datei + Kalendertermin + Ort + Abstimmung + Stoppuhr + Timer + Variablen + Dropdown-Menü
Bausteine in der Google Text App
Die Kombination von Smartchips ermöglicht komplexere Elemente in Form von „Bausteinen“ in Dokumenten zu verwenden:
Besprechungsnotizen + E-Mail-Entwurf + Kalender-Entwurf + Codeblock + Produktroadmap + Genehmigungs-Tracker + Projektelemente + Tracker für Einführungsinhalte
Seit 2023-07 kann man Bausteine auch als Vorlage speichern
Smartchips in der Google Tabellen App
Person/Gruppe + Datei + Datum + Kalendertermin + Ort + Drop-down-Menü + Google Finanzen
Smartchips in der Google Präsentationen App
Weitere Informationen
Generell laufen Besprechungscodes für ein Google Meet 365 Tage nach der letzten Nutzung ab. Nach jedem Zugriff ist der Link wieder für weitere 365 Tage gültig. Im Support-Artikel bei Google werden einige spezielle Ausnahmen gelistet.
Beispiel für einen Link: https://meet.google.com/zpf-dzbu-uxo
S/MIME-Personenzertifikate für die Einbindung in Gmail erhält man bei folgenden Unternehmen und Organisationen:
- D-Trust & Initiative „Mittelstand verschlüsselt!“
https://www.e-mail-verschluesselung.de/zertifikate/ - Fraunhofer SIT „Volksverschlüsselung“
https://volksverschluesselung.de/ - SwissSign
https://www.swisssign.com/email.html - Sectigo Personal S/MIME
https://sectigo.com/ssl-certificates-tls/personal-s-mime
Sie kennen weitere Anbieter? Wir freuen uns über einen kurzen Hinweis und nehmen weitere Quellen für S/MIME-Zertifikate gern hier auf.
Zum Signieren oder Verschlüsseln von Mails kann man in Gmail S/MIME Zertifikate einsetzen. Diese Funktionalität steht ab Google Workspace Enterprise zur Verfügung.
Das „Endnutzer-Zertifikat“ mit vertraulichem privaten und öffentlichen Schlüssel wird vom User als PKCS #12 Datei selbst, oder über eine API, in Gmail eingerichtet. Ausgehende Mails können dann signiert oder für einen spezifischen Empfänger, der ebenfalls S/MIME einsetzt, verschlüsselt werden. Als Empfänger prüft man die Gültigkeit eines Zertifikates über die E-Mail-Detail-Ansicht.
Die Verwaltung der S/MIME-Zertifikate wird von Google Workspace übernommen, der öffentliche Public Key automatisch bereitgestellt. Das generieren der Zertifikate und Schlüssel erfolgt durch Dritte.
Durch den Einsatz von personengebundenen S/MIME Zertifikaten wird die Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit elektronischer Kommunikation stark erhöht; je nach Technik, Vereinbarung oder rechtlichen Rahmenbedingungen können erforderliche Rechtsnormen einer klassischen Unterschrift erfüllt sein.
Aktivierte S/MIME-Zertifikate in Google Workspace ergänzen weitere E-Mail-Techniken wie SPF, DKIM und dmarc zur Validierung und Authentifizierung von E-Mails und Mail-Servern.
Weitere Informationen:
- FAQ: Anbieter von S/MIME-Personen-Zertifikaten
www.plus3trainings.eu/faq-item/wo-erhaelt-man-s-mime-zertifikate/ - Gast-Artikel: E-Mails professionell versenden mit SPF, DKIM, DMARC und Co.
www.plus3trainings.eu/2022/12/e-mails-professionell-versenden-mit-spf-dkim-dmarc-und-co - Artikel: Mitarbeiter Offboarding – Workspace Account richtig löschen
https://www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/ - S/MIME unter MacOS
www.trommelspeicher.de/blog/smime-zertifikat-im-selbstversuch - Hilfe-Artikel von Google zu S/MIME in Workspace (deutsch)
support.google.com/a/answer/6374496?hl=de - Hilfe-Artikel von Google zu Workspace-Editionen (deutsch)
S/MIME wird nur mit Lizenz „Enterprise Plus“ unterstützt
support.google.com/a/answer/10077880?hl=de
Warum sollte man Google Workspace löschen? Vielleicht wollen Sie es ja noch mal versuchen und mit uns von plus3trainings einen neuen Anlauf starten, alles aus Workspace rauszuholen?
Für das finale Löschen eines Google Workspace Accounts gibt es im Admin-Bereich entsprechende Funktionen. Vorher sollte man seine Daten Archivieren oder in einen anderen Workspace-Account migieren.
Weitere Informationen:
- Artikel: Mitarbeiter Offboarding – Workspace Account richtig löschen
https://www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/ - Hilfe-Artikel von Google zum Kündigen von Workspace
https://support.google.com/a/answer/1257646?hl=de
Unter https://competitiveinsightshub.withgoogle.com/pages/1537 gibt es einen ausführlichen Vergleich der verschiedenen Pakete von Microsoft und Google auf Funktions-Ebene.
Wir von plus3trainings sind kein konventionelles IT-Systemhaus. Als virtueller Berater, Trainer und Supporter unterstützen wir spezialisiert auf Google Workspace verschiedene Kunden – sind aber nicht als Generalist im Markt.
Als 1st oder 2nd Level Support, Berater und Trainer unterstützen wir alle die Core-Applikationen von Google Workspace.
Weitere Links und Informationen:
- Übersicht Leistungen plus3trainings
www.plus3trainings.eu/services-tools/ - IT Systemhäuser in Hamburg
systemhaus.com/hamburg
Für die Applikationen
- Google Tabellen
- Google Text
- Google Präsentationen
- Google Formular
kann man vorhandene Dokumente zu Vorlagen machen. Die können von Nutzern als Basis für eigene Dokumente genutzt werden, wenn man eine neue Datei in einem der Google-Formate erstellt.
Je nach Konfiguration kann man das Einreichen von Vorlagen deaktivieren, moderieren oder generell zulassen.
Weitere Informationen
- Ausführlicher Hilfeartikel „Benutzerdefinierte Drive-Vorlagen für Nutzer aktivieren oder deaktivieren“
https://support.google.com/a/answer/3055325?hl=de
Für Teilnehmer mit schlechter oder keiner Internetverbindung stellt Google in Meet weltweite lokale Einwahlnummern bereit. Damit kann man dann einfach telefonisch an einer Google Meet Videokonferenz teilnehmen. Auch parallel zu einer bestehenden Videoübertragung.
Für Deutschland, Schweiz und Österreich sind diese Telefonnummern:
+49 30 300195060
+41 31 560 24 00
+43 1 22781000
Weitere Nummern regionaler Städte werden in Google Meet anhand des Standortes beim Erstellen des Kalender-Events vorgeschlagen. Wählt man den Link auf dem Handy im Google Kalender aus, wird die PIN für den Besprechungsraum automatisch mitgewählt.
Alle Telefonnummern eines konkreten Meet-Videocall kann man über den Link https://meet.google.com/tel/xxx-yyyy-zzz nebst Pin Code anzeigen.
Weitere Informationen:
- Alle Länder, in denen die Einwahl per Telefon möglich ist:
- https://support.google.com/meet/answer/9683440#dial-in-list?hl=de
Möchte man einen persönlichen Ansprechpartner haben und die Lizenzen für Google Workspace nicht direkt bei Google erwerben, kann man einen Google Reseller als Dienstleister beauftragen das Handling zu übernehmen und darüber hinaus weitere IT-Services anzubieten.
Um als Google Workspace Reseller auftreten und handeln zu können muss man Google Cloud Partner sein und je nach Ausprägung verschiedene Schulungen und Zertifizierungen vorweisen.
Je nach Anzahl der Lizenzen und weiteren Aspekten im Projekt können sich die offiziellen Preise für Google Workspace von denen des Resellers unterscheiden.
Je nach Variante von Google Workspace sind verschiedene Applikationen fester Bestandteil der Programm-Sammlung und unterliegen der SLA.
Im Wesentlichen gehören zu den Standard-Applikationen: Admin-Konsole + Classroom + Currents1 + Gmail + Google Kalender + Google Chat + Google Cloud Search2 + Google Docs + Google Drive + Google Formulare + Google Groups + Google Notizen + Google Meet + Google Tabellen + Google Sites + Google Präsentationen + Google Tasks + Google Vault2 + Google Voice3
Die Verfügbarkeit der Core-Apps ist unter www.google.com/appsstatus/dashboard/ einsehbar.
1Google Currents ist abgekündigt zu Anfang 2023
2nicht in allen Editionen
3zusätzlich buchbar
Alle von Google zertifizierten offiziellen Google Cloud Partner findet man im Partner Directory unter cloud.withgoogle.com/partners
Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partner benötigen. Bei allem abseits von Technik, Migration und Lizenzen können wir bereits helfen.
Als SaaS-Lösung erfährt Google Workspace ständige Updates und Verbesserung seiner Core-Applikationen. Details dazu erhält man als interessierter User oder Administrator auf verschiedenen Seiten:
- Google veröffentlicht anstehende neue Funktionen unter workspaceupdates.googleblog.com
- In offiziellen Kalendern können die neuen Funktionen im Rapid und Sheduled Release Track eingesehen werden
- Bei einem unserer Events: www.plus3trainings.eu/events/
Für zahlende Kunden steht über die Admin-Konsole der Workspace Support von Google zur Verfügung; erreichbar via Chat, E-Mail oder Telefon.
Wird man durch einen Reseller oder Google Cloud Partner betreut, laufen 1st/2nd Level Support-Anfragen üblicherweise zuerst bei diesem auf und er wendet sich dann an den Support von Google oder löst Issue/Problem direkt.
Wir bieten ungebundenen Workspace-Kunden wie Vereinen, Agenturen oder KMU aller Branchen direkten professionellen Support und Beratung für Google Workspace an.
Weitere Informationen
- Support-Artikel von Google „Google Workspace-Support kontaktieren“
support.google.com/a/answer/1047213?hl=de
- Google Apps
- Google Apps for Business
- Google Apps for Work
- G Suite
- Google Workspace
Ja: ein Google Konto braucht man nicht, um an einem Videocall mit Google Meet teilzunehmen:
- Ein vertrauenswürdiger Teilnehmer aus der Domain oder der Organisator lässt „anklopfende“ Teilnehmer ohne Google-Account ein.
- Aktiviert man als Organisator die Option „offen“ in den Einstellungen kann jeder sofort ohne Zwischenschritt direkt eintreten.
Interne wie externe Teilnehmer eines Kalender-Events finden den Link zum Google Meet auch in der Terminbenachrichtigung per E-Mail.
Tipp: kommt es bei der Anmeldung zu Komplikationen kann man den Link zum Meet oft einfach in einem Inkognito-Fenster öffnen.
Gut zu wissen: so lange ist ein Link zu Google Meet gültig
Als Teil von Google Cloud ist das SaaS Cloud-Office „Google Workspace“ natürlich DSGVO compliant und entspricht den aktuellen Anforderungen.
Wichtig ist, dass das Unternehmen selbst Workspace dann gemäß den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung einsetzt. Im Artikel „Google Workspace für die Datenverarbeitung im Unternehmen – im Ernst??“ erfahren Sie mehr.
Weitere Informationen zur DSGVO-Konformität direkt von Google: cloud.google.com/security/gdpr/?hl=de
Ja.
In der Administrations-Oberfläche von Google Workspace schließt man, dokumentiert, die EU Standard Vertragsklauseln und einen weiteren individuellen Vertrag zur Datenverarbeitung mit Google ab:
- EU model contract clauses for Google Workspace
- Data Processing Amendment to Google Workspace and/or complementary product (e.g. Cloud Identity) agreement
Diese entsprechen dann der AV / AVV / ADVV.
In einem alten Artikel aus 2015 kann man bereits sehen, wir bedacht Google mit den essentiellen Aspekten Compliance und Datenschutz umgeht: https://www.plus3trainings.eu/2015/08/google-workspace-fuer-die-unternehmensdatenverarbeitung/
Kurzfristig, mit Verfügbarkeit neuer Funktionen, werden diese für User im „Rapid Release Track“ freigeschaltet. Circa 2 Wochen bleiben Administratoren und Kommunikations-Abteilung im „Sheduled Release Track“: neue Funktionen können vorab getestet, kommuniziert und dokumentiert werden.
Detaillierte Informationen unter support.google.com/a/answer/172177
Je nach Anzahl der User und gewünschtem Funktionsumfang hat Google Workspace einen Preis ab €5,20 pro User pro Monat zzgl. USt. Bildungseinrichtungen, Universitäten, Vereine und gemeinnützige Organisationen können Google Workspace kostenfrei nutzen, wenn sie die Anforderungen erfüllen.
Weitere Informationen:
- Preise Google Workspace
https://workspace.google.com/intl/de/pricing.html - Google Grants Program mit kostenlosen Workspace für Non for Profit Organisationen (NfGO)
https://www.google.com/intl/de/nonprofits/ - Übersicht Strategien und Tools für Backups
https://www.plus3trainings.eu/2024/04/backup-google-workspace/
Neben den Varianten
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
gibt es über zertifizierte Google Cloud Partner aka Reseller weitere Lizenzvarianten wie
- Enterprise Essentials
ohne Communication-Tools - Enterprise Standard
- Enterprise Plus
nötig für S/MIME in Workspace und weitere erweiterte Sicherheits-Funktionen
für große Unternehmen.
Gemeinnützige Vereine, Schulen und Non-Profit-Organisationen (NGO) erhalten kostenfreie Basisvarianten oder buchen vergünstigte Enterprise-Lizenzen für gemeinnützige Vereine oder Bildungseinrichtungen.
Alte Lizenz-Varianten sind G Suite Basic, G Suite Business, G Suite Essentials. Diese werden nicht mehr angeboten und seit Ende 2021 Schritt für Schritt umgestellt.
Weiterführende Links:
- Vergleich Enterprise-Lizenzen
support.google.com/a/answer/10077880?hl=de - Übersicht aktueller Lizenzen und Preise
workspace.google.com/intl/de/pricing.html - FAQ-Artikel zu S/MIME mit Gmail
www.plus3trainings.eu/faq-item/wie-kann-man-s-mime-in-google-workspace-nutzen/
Individueller Support
So individuell wie Ihr Unternehmen sind oft auch Ihre Fragen. Daher bieten wir für Kunden in Deutschland, Österreich und Schweiz – vom Einzelunternehmen über Agentur bis zum Konzern – individuellen Support und Beratung zu Workspace / G Suite an. Nach Bedarf und Vereinbarung mit passender SLA/SLO.
Hotline
In dringenden Fällen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 40 228 698 42