Welche Kosten und Einsparungen der Wechsel zu Google Workspace bringt

Eine Forrester-Studie von Juni 2015 zeigt anhand eines Beispielunternehmens: Mit dem Umstieg auf Google Workspace (aka Apps for Work) lässt sich ein Return on Investment (ROI) von mehr als 300 Prozent erzielen.

Bei Erstgesprächen mit Neukunden und auch bei Changemanagement-Einsätzen und Trainings erreicht uns immer wieder die gleiche Frage: “Was kostet unseren Arbeitgeber der Umstieg auf Google Workspace und wie wirkt er sich langfristig aus?” Bislang konnten wir als Antwort darauf die Lizenzkosten benennen, auf ältere Studienzahlen verweisen und von unseren Erfahrungen bei Projekten berichten, die wir schon seit längerer Zeit begleiten.

Jetzt gibt es aktuelle Zahlen. Die Forrester-Studie “The Total Economic Impact Of Google Apps For Work” enthält konkrete Zahlen und Fakten rund um ein Workspace-Deployment.

Die Kosten und Einsparungen für ein Beispielunternehmen mit 10.000 Nutzern im Überblick:

  • Lizenzkosten: 10 US-Dollar pro Nutzer pro Monat
  • Einsparungen insgesamt: 17,1 Millionen US-Dollar
  • Kosten für die Implementierung: 4,2 Millionen US-Dollar
  • ROI 304 Prozent

Wer das genauer wissen möchte, liest weiter.

Ausgangslage

Um es gleich vorwegzuschicken: Die Studie wurde von Google in Auftrag gegeben.

Das ist keine repräsentative Studie, sie gibt aber einen guten Einblick. Forrester hat mit sechs Unternehmen Interviews geführt, die Google Workspace seit mehreren Jahren im Unternehmen nutzen. Auf dieser Basis sind die Rechnungen für ein beispielhaftes Unternehmen entstanden, das sich für den Wechsel auf Google Workspace entscheidet.

Interviews wurden geführt mit:

  1. Einem US-Medienunternehmen mit 1.400 Mitarbeitern
  2. Dem britischen Unternehmen Rentokil Initial (Schädlingsbekämpfung; Büros weltweit; 28.000 Mitarbeiter; davon 14.000 Workspace-Nutzer)
  3. Kreativunternehmen Imagination mit Hauptsitz London (22 Büros weltweit; 1.200 Google Workspace Nutzer)
  4. Europäisches Online-Reiseunternehmen (1.900 Mitarbeiter),
  5. Unternehmen aus Chemiebranche mit Fertigung (Europa und Asien; 20.000 Google-Workspace-Nutzer)
  6. Fertigungsunternehmen aus den USA (B2B; Büros in Großbritannien, China und Australien; 12.000 Workspace-Nutzer)

Das Beispielunternehmen

Aus den Interviews mit den oben genannten sechs Unternehmen und den darin genannten Zahlen entstand das folgende Beispielunternehmen:

  • ein multinationales B2B-Dienstleistungsunternehmen mit Büros weltweit
  • 12.000 Mitarbeiter, davon 10.000 Google-Workspace-Nutzer
  • jährlicher Umsatz von vier Milliarden US-Dollar
  • 400 Manager, deren Mitarbeiter auf viele Büros und Standorte verteilt sind

Ziele

  • Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern
  • Zugriff auf Daten auch von außerhalb des Unternehmens verbessern, um schneller Entscheidungen zu treffen und Ideen schneller teilen zu können
  • Produktivität erhöhen
  • Durch den Schritt in die Cloud IT-Kosten senken

Weschel

  • Sechs Monate Unterstützung durch ein Drittunternehmen für Design, Pilot und Implementierung
  • Alle 10.000 Nutzer wurden gleichzeitig umgestellt
  • Ihre Nutzung von Google Workspace nahm innerhalb von drei Jahren an Fahrt auf (60% im 1. Jahr, 75% im 2. Jahr und 100% im 3. Jahr)
  • Es gab Trainings für alle Mitarbeiter (Online Learning Guides und Vor-Ort durch unternehmensinterne Trainer)
  • Einführung und Kollaboration wurden fünf Monate lang durch Change Management-Maßnahmen begleitet

Kosten und Einsparungen im Detail

  • Lizenzkosten: 10 US-Dollar pro Nutzer pro Monat
  • Einsparungen insgesamt: 17.083.603 US-Dollar
  • Kosten für die Implementierung: 4,2 Millionen US-Dollar
  • Net Present Value NPV (Einsparungen insgesamt minus Implementierungskosten): 12,9 Millionen US-Dollar
  • ROI: 304 Prozent

Einsparungen im Detail

  • Net Present Value (NPV) pro 100 Nutzer: 128.513 US-Dollar
  • Einsparungen durch verbesserte Kollaboration: 8.013.311 US-Dollar; jeder Mitarbeiter spart dadurch pro Woche zwischen 15 und 120 Minuten
  • Einsparungen durch höhere Mobilität (z.B. Möglichkeit von unterwegs oder zuhause zuarbeiten): 5.371.600 US-Dollar
  • Einsparungen an IT-Kosten, z.B. für eigene Mailserver: 502.979 US-Dollar
  • Einsparungen an Telefonkosten und Konferenzsystemen: 3.195.713 US-Dollar

Kosten im Detail

  1. Software Lizenzkosten:
    3.068.881 US-Dollar für drei Jahre; 10 US-Dollar pro Nutzer pro Monat
  2. Kosten für Drittunternehmen für Unterstützung bei Implementierung und Rollout:
    231.000 US-Dollar, das entspricht 23 US-Dollar pro User für sechs Monate
  3. Kosten für Changemanagement durch Drittunternehmen:
    231.818 US-Dollar, das entspricht 23 US-Dollar pro User (im Beispiel fünf Monate Changemanagement-Unterstützung)
  4. Interne Kosten für Trainings:
    700.576 US-Dollar, das entspricht 70 US-Dollar pro User für drei Jahre (Kosten berechnen sich anhand der Zeit, die Mitarbeiter in Trainings oder mit E-Learning verbracht haben)

Training und Changemanagement

  • Changemanagement wird im Whitepaper als kritisch bezeichnet, um intensive Nutzung und Collaboration sicherzustellen; Begleitung für Dauer von fünf Monaten
  • Trainings werden auch dann empfohlen, wenn viele Mitarbeiter bereits privat Gmail nutzen. Das verbessert Collaboration und Produktivität.

Erfahrungsberichte

Neben Prozentzahlen und Kosten enthält das Whitepaper auch einige Zitate aus den befragten Unternehmen. Die folgenden drei Beispiele zeigen, welchen Einfluss Google Workspace auf das Unternehmen und seine Kultur hat:

“If we need to get together on a Google Hangout and talk something through, everyone would be looking at the same thing. They can all be updating at the same time. That’s a tremendous value.”

Strategic infrastructure planning manager,
global manufacturing company

„. . . Besides saving money and allowing us to be way more productive than we ever were, it has changed our culture completely. . . . It’s allowed us to really go where we never thought we could go, where we have to go twice as fast as everybody else. Everybody has to be able to collaborate with everybody else. . . . We have to be able to do it from anywhere. It has changed the way that we think around here completely.”

Corporate technology senior director

“We introduced them to Hangouts . . . and they’ve had a 40% reduction in their management travel costs.”

Keith Chisholm, program director, Rentokil Initial

Das komplette Whitepaper

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Über den Autor:

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Seit 2000 rund um Digitales aktiv ist der Dipl.-Informatiker (FH) Holger Ahrens ab 2010 Trainer für Google Workspace und berät zu vielfältigen Aspekten der Digitalisation in Organisationen und Unternehmen.
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