Home Office mit Google Workspace: Best Practices und Tipps für Teams und Einzelkämpfer

Von |2022-03-28T21:51:17+02:002020-06-10|Kategorien: Best Practice, Google Workspace|Tags: , , , , , |0 Kommentare

Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und Schweiz sehen sich in diesen Zeiten durch Corona ungewohnten Herausforderungen gegenüber. Der Einsatz von kollaborativen Office-Lösungen wie Google Workspace kann helfen: Gmail, Drive und Co. im Home Office machen Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsplatz im Büro.

In diesem Artikel möchten wir Best Practices zur Nutzung vorstellen und auf bestehende Ressourcen verweisen sowie unsere Erfahrungen weitergeben. Feedback und Ergänzungen erreichen uns per Mail an [email protected]; der Artikel wird stetig ergänzt.

Was bietet die SaaS-Lösung Google Workspace für modernes Arbeiten und Home Office?

Neben Mail, Kalender und Kontakten bringt die Google Workspace ein komplettes Office-Paket mit Tools für Tabellen, Präsentationen und Text mit. Darüber hinaus ist Google Meet (zuvor Hangouts) als Lösung für Videokonferenzen integriert. Einen guten Überblick aller Funktionen liefert die Produktseite von Google zu Google Workspace mit seinen verschiedenen Editionen.

Schwerpunkt der Tools – die inzwischen einen Vergleich mit klassischen Office-Paketen nicht mehr zu scheuen brauchen – ist die Zusammenarbeit mit mehreren Personen zur gleichen Zeit im selben Dokument. Die professionelle Einführung von Google Workspace bietet große Chancen für die Kultur-Entwicklung im Unternehmen rund um Teams, Werte und Innovation. Darüber hinaus gewinnt man mit der neuen IT-Plattform auch an Sicherheit und Verlässlichkeit im Umgang mit Daten.

In Zeiten von Corona Epidemie und Shut Down ist das Arbeiten von Zuhause für viele Menschen nun nicht mehr nur liebe Abwechslung sondern zwingende Notwendigkeit geworden. Glücklich können sich hier Unternehmer und Unternehmer (wie unsere Kunden) schätzen, die das Cloud Office bereits eingeführt haben und den Nutzern die Werkzeuge in Schulungen und Trainings gelehrt haben.

Unsere Tipps und Best Practices
zu Google Workspace im Home Office

Gmail

Tipp: Vertreter bestimmen und Mails teilen

Gerade in einer Krise muss für Kontinuität im Unternehmen gesorgt werden. Da müssen Vertreter uneingeschränkten Zugriff auf die Postfächer ihrer Kollegen haben.
Todo: Postfach an mindestens 2 Kollegen delegieren; Google Hilfe-Artikel (Admin-Einstellung)

Tipp: Sidebar nutzen

Mit einem Klick unten rechts geöffnet, kann man schnell auf die wesentlichen Funktionen von Kalender, Aufgaben, Tasks und Kontakte zugreifen. So spart man sich weitere Tabs und das Wechseln zwischen diesen.

Chat & Gruppenbereiche

Tipp: Digitaler Sozialraum

Neben beliebig vielen Chat Rooms für Projekte, Themen und Abteilungen sollte es auch im Digitalen „Sozialräume“ geben. In der virtuellen Teeküche oder dem Flurfunk kann man sich zu persönlichem austauschen und so auch abseits des fachlichen Austausches in Verbindung bleiben.

Tipp: Schnell mal sehen via Google Meet

Direkt im Chat kann man via „+“ mit nur einem Klick seinem Gegenüber in einen Videocall einladen.

Google Kalender

Tipp: Termine bearbeitbar machen

Im Team durchaus ok – machen Sie Ihre Kalendereinträge bearbeitbar. So können Teilnehmer einfach eine Agenda in der Beschreibung ergänzen oder schnell den Termin auf Zuruf verschieben.

Tipp: Immer mit Videokonferenz

Neue Termine können per se immer ein Hangout Meet erhalten. So können Teilnehmer frei wählen, ob sie persönlich oder online an einer Besprechung teilnehmen wollen. Die Default-Einstellung führt außerdem zu einer aktiven Verhaltensentwicklung: der Organisator muss die Videokonferenz entfernen sollen die Teilnehmer im angegeben Raum zusammenkommen.
Link: Option in der Admin-Konsole konfigurieren

Tipp: Kurze Besprechungen

Planen Sie Treffen nicht immer für volle 60 Minuten! Oft reichen schon 30 Minuten und verlängert bewusst, wenn die Menge der Themen das nötig machen. Verwegene Organisatoren aktivieren sogar „Schnelle Besprechungen“ in den Kalenderoptionen: damit verkürzen sich die Standard-Zeiträume um weitere Minuten, was den entspannteren Wechsel in die nächste Besprechung erlaubt.

Tipp: Fokuszeit einplanen

Nehmen Sie sich Zeit für wichtige Aufgaben: über den Event-Typ „Fokuszeit“ können Sie im Kalender Zeit für sich reservieren.

Google Drive

Tipp: Aktivitäten in Dokumenten nachverfolgen

Bloß nicht den Überblick verlieren! Mittels [Suchoptionen: To-Do-Listen -> Nur Aufgaben] kann man alle Dokumente in Drive anzeigen, in denen man zugeordnete Aufgaben hat.
Link: https://drive.google.com/drive/search?q=followup:actionitems

Google Tabellen

Tipp: Benachrichtigung bei Änderung

Zu letzten Änderungen in Tabellen bleibt man über [Tools -> Benachrichtigungsregeln] auf dem Laufenden. Sofort oder auch als tägliche Zusammenfassung.

Google Präsentationen

Tipp: Web-Variante verteilen

Das Verteilen von Präsentationen kann nicht nur als Freigabe geschehen. Sollen externe oder interne User ausschließlich die Präsentation ohne die Applikation darum sehen kann man via [Datei -> Im Web veröffentlichen]

Google Text

Tipp: Agenda und Protokoll

Jeder komplexe Termin mit Link zu einer Videokonferenz sollte gleichzeitig auch eine Agenda enthalten. Dafür gleich ein Google Textdokument mit den zu besprechenden Themen zu verlinken bietet die Chance, dieses im Online-Meeting als Protokoll weiterzuführen. So haben alle Beteiligten die Möglichkeit ihre Punkte selbst und korrekt einzufügen.

Google Meet – Videokonferenzen

Tipp: Einwahl mit Telefon

Noch unterwegs zum Meeting oder schlechter Ton wegen schlechter Internetanbindung? Dann wählen Sie sich parallel zur Videokonferenz mit dem Telefon zur Videokonferenz ein. Der Link im Google Kalender auf dem Handy wählt neben der Nummer gleich auch den Zugangscode mit.

Tipp: Meetings aufzeichnen

Link: Google Hilfe zum Aufzeichnen von Videokonferenzen

Links und weitere Artikel

Über den Autor:

Seit 2000 rund um Digitales aktiv ist der Dipl.-Informatiker (FH) Holger Ahrens ab 2010 Trainer für Google Workspace und berät zu vielfältigen Aspekten der Digitalisation in Organisationen und Unternehmen.
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