Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und Schweiz sehen sich in diesen Zeiten durch Corona ungewohnten Herausforderungen gegenüber. Der Einsatz von kollaborativen Office-Lösungen wie Google Workspace kann helfen: Gmail, Drive und Co. im Home Office machen Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsplatz im Büro.
In diesem Artikel möchten wir Best Practices zur Nutzung vorstellen und auf bestehende Ressourcen verweisen. Feedback und Ergänzungen erreichen uns per Mail an [email protected]; der Artikel wird stetig ergänzt.
Was bietet Google Workspace für modernes Arbeiten und Home Office?
Neben Mail, Kalender und Kontakten bringt die Google Workspace ein komplettes Office-Paket mit Tools für Tabellen, Präsentationen und Text mit. Darüber hinaus ist Hangouts Meet als Lösung für Videokonferenzen integriert. Einen guten Überblick aller Funktionen liefert die Produktseite von Google zu Google Workspace mit seinen verschiedenen Editionen.
Schwerpunkt der Tools – die inzwischen einen Vergleich mit klassischen Office-Paketen nicht mehr zu scheuen brauchen – ist die Zusammenarbeit mit mehreren Personen zur gleichen Zeit im selben Dokument. Die professionelle Einführung von Google Workspace bietet große Chancen für die Kultur-Entwicklung im Unternehmen rund um Teams, Werte und Innovation. Darüber hinaus gewinnt man mit der neuen IT-Plattform auch an Sicherheit und Verlässlichkeit im Umgang mit Daten.
In Zeiten von Corona Epidemie und Shut Down ist das Arbeiten von Zuhause für viele Menschen nun nicht mehr nur liebe Abwechslung sondern zwingende Notwendigkeit geworden. Glücklich können sich hier Unternehmer und Unternehmer schätzen, die das Cloud Office bereits eingeführt haben und den Nutzern die Werkzeuge in Schulungen und Trainings gelehrt haben.
Unsere Tipps und Best Practices zu Google Workspace im Home Office
Gmail
Tipp: Vertreter bestimmen und Mails teilen
Gerade in einer Krise muss für Kontinuität im Unternehmen gesorgt werden. Da müssen Vertreter uneingeschränkten Zugriff auf die Postfächer ihrer Kollegen haben.
Todo: Postfach an mindestens 2 Kollegen delegieren; Google Hilfe-Artikel (Admin-Einstellung)
Chat & Chatrooms
Tipp: Digitaler Sozialraum
Neben beliebig vielen Chatrooms für Projekte, Themen und Abteilungen sollte es auch im Digitalen „Sozialräume“ geben. In der virtuellen Teeküche oder dem Flurfunk kann man sich zu persönlichem austauschen und so auch abseits des fachlichen Austausches in Verbindung bleiben.
Google Kalender
Tipp: Termine bearbeitbar machen
Im Team durchaus ok – machen Sie Ihre Kalendereinträge bearbeitbar. So können Teilnehmer einfach eine Agenda in der Beschreibung ergänzen oder schnell den Termin auf Zuruf verschieben.
Tipp: Immer mit Videokonferenz
Neue Termine können per se immer ein Hangout Meet erhalten. So können Teilnehmer frei wählen, ob sie persönlich oder online an einer Besprechung teilnehmen wollen. Die Default-Einstellung führt außerdem zu einer aktiven Verhaltensentwicklung: der Organisator muss die Videokonferenz entfernen sollen die Teilnehmer im angegeben Raum zusammenkommen.
Link: Option in der Admin-Konsole konfigurieren
Tipp: Kurze Besprechungen
Planen Sie Treffen nicht immer für volle 60 Minuten! Oft reichen schon 30 Minuten und verlängert bewusst, wenn die Menge der Themen das nötig machen. Verwegene Organisatoren aktivieren sogar „Schnelle Besprechungen“ in den Kalenderoptionen: damit verkürzen sich die Standard-Zeiträume um weitere Minuten, was den entspannteren Wechsel in die nächste Besprechung erlaubt.
Google Drive
Tipp: Aktivitäten in Dokumenten nachverfolgen
Bloß nicht den Überblick verlieren! Mittels [Suchoptionen: To-Do-Listen -> Nur Aufgaben] kann man alle Dokumente in Drive anzeigen, in denen man zugeordnete Aufgaben hat.
Link: https://drive.google.com/drive/search?q=followup:actionitems
Google Tabellen
Tipp: Benachrichtigung bei Änderung
Zu letzten Änderungen in Tabellen bleibt man über [Tools -> Benachrichtigungsregeln] auf dem Laufenden. Sofort oder auch als tägliche Zusammenfassung.
Google Präsentationen
Tipp: Web-Variante verteilen
Das Verteilen von Präsentationen kann nicht nur als Freigabe geschehen. Sollen externe oder interne User ausschließlich die Präsentation ohne die Applikation darum sehen kann man via [Datei -> Im Web veröffentlichen]
Google Text
Tipp: Agenda und Protokoll
Jeder komplexe Termin mit Link zu einer Videokonferenz sollte gleichzeitig auch eine Agenda enthalten. Dafür gleich ein Google Textdokument mit den zu besprechenden Themen zu verlinken bietet die Chance, dieses im Online-Meeting als Protokoll weiterzuführen. So haben alle Beteiligten die Möglichkeit ihre Punkte selbst und korrekt einzufügen.
Google Meet – Videokonferenzen
Tipp: Einwahl mit Telefon
Noch unterwegs zum Meeting oder schlechter Ton wegen schlechter Internetanbindung? Dann wählen Sie sich parallel zur Videokonferenz mit dem Telefon zur Videokonferenz ein. Der Link im Google Kalender auf dem Handy wählt neben der Nummer gleich auch den Zugangscode mit.
Tipp: Mit externen ohne Google Account konferieren
Link: Optionen in der Admin-Konsole für Google Workspace
Tipp: Meetings aufzeichnen
Link: Google Hilfe zum Aufzeichnen von Videokonferenzen