Backup-Lösungen für Google Workspace

Ein bedeutender Aspekt im „Business Continuity Management“ nimmt die Datensicherung von Firmen- und Benutzer-Daten ein. Als SaaS-Lösung stellt Google Workspace gegenüber dem Kunden Funktionen und Speicherplatz bereit, um die Daten des Auftraggebers zu verarbeiten. Um Updates der Software oder gar den Betrieb, der darunter liegenden Schichten (im Cloud-Umfeld PaaS und IaaS), muss man sich nicht kümmern.

Den Betrieb des Services mit allen Applikationen stellt Google sicher und weist dies über verschiedene Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001, BSI C5:2020 und ISO/IEC 27017 nach. Den aktuellen Betriebszustand der Core-Applikationen von Google Workspace kann man stets im Status-Dashboard für Google Workspace einsehen.

Ziele und Focus eines Backups

Nicht nur bei der täglichen Arbeit als Nutzer von Google Workspace braucht man hin und wieder den historischen Zustand eines Dokuments, auch im „Incident Management“ werden Backups von Daten benötigt, um ggf. versehentlich gelöschte Informationen wieder herzustellen und die Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitern zu gewährleisten. Dabei sollte der Backup-Prozess nicht stören oder gar durch manuelle Prozesse von menschlichen Faktoren abhängen.

Das Wiederherstellen von Dokumenten und Informationen in Workspace kann durch den Nutzer selbst, einen System-Betreuer mit entsprechenden Rechten oder auch durch spezielle Tools erreicht werden.

Backup vs Disaster Recovery in Google Workspace

Im Cloud Office von Google, mit seinen verschiedenen Core-Applikationen, übernimmt der Kunde die Verantwortung für historische Sicherheitskopien seiner individuell gespeicherten Daten. Out of Scope für Kunden ist klar das „Disaster Recovery“, welches von Google verantwortet und in den geschlossenen Verträgen zugesagt wird. Technisch ist ein Disaster-Fall mit dem Verlust von Daten und Applikationen durch die verteilte System-Architektur von Google Workspace sehr unwahrscheinlich.

Inhalt

Backup-Strategien für Unternehmen

Die hier vorgestellten Lösungen und Prozessen für Backups im professionellen Business-Umfeld können zum Teil auch für die persönlichen und kostenfreien Gmail-Accounts verwendet werden; das wird im Artikel aber nicht dediziert berücksichtigt. Je nach Bedarf, Angemessenheit und Notwendigkeit gibt es verschiedene Möglichkeiten für ein Backup aus Google Workspace. Diese kann man gut kombinieren und je nach Vorfall anwenden um die gewünschten Informationen wieder herzustellen.

Google only: in Workspace integrierte Funktionen

Takeout durch den User

Über den Takeout-Service im Google-Konto kann jeder User ausgewählte Dokumente und Dateien manuell selbst exportieren. (Google Hilfe zur (De-)Aktivierung des Services für einzelne User)

  • Pragmatische Lösung für Einzelunternehmer oder kleinste Teams

  • Der Export muss manuell angestoßen werden, die Daten liegen nach dem Download unverschlüsselt vor uns sind mit Bedacht zu Speichern sowie zu verwaren.

  • Sicherheitsrisiko: MA können Daten entwenden, wenn der Service nicht deaktiviert ist (siehe Empfehlungen weiter unten)

Im Archiv finden sich dann im Wesentlichen alle E-Mails im Format .mbox sowie die nach MS-Office-Format konvertierten Dokumente sowie weitere ausgewählte Dateien des Benutzers.

Takeout durch einen Administrator

Alle 30 Tage kann über die Administrations-Oberfläche durch einen Super-Administrator ein Takeout aller abgedeckten Unternehmensdaten des Unternehmens erzeugt werden (Google Hilfe zum Export aller Firmendaten). Auch ein Export aller User einer ganzen OU oder einzelner User kann angefordert werden. Das Daten-Archiv wird in einem „Google Cloud Bucket“ bereitgestellt und kann von da aus manuell heruntergeladen oder automatisch weiterverarbeitet werden.

  • ALLE Daten

  • Begrenzung auf einzelne OU oder User möglich

  • Manueller Prozess mit ggf. hohem Datenvolumen auf lokalen/externen Datenträgern

Google Vault

Als eDiscovery-Lösung erlaubt Google Vault die fortlaufende automatische Archivierung von Workspace-Daten für die Nachweisführung im Fall von internen oder externen (rechtlichen) Auseinandersetzungen. Das Tool kann eingesetzt werden um GoBD-Complience zu erreichen. (Google Hilfe zu Google Vault)

  • Ab Tarif Workspace Business Plus inklusive

  • Nicht für klassische Backup-Anforderungen konzipiert

  • Hoher manueller Aufwand zum Herunterladen mehrerer Dateien

Google Drive und Drive Apps

Bis zu 25 Tage lang können Administratoren eine Datei aus Google Drive wieder herstellen, wenn sie „endgültig gelöscht“ wurde. Google-Dateien und klassische Dateien haben eine Historie, die den Zustand eines Dokumentes zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder herstellen kann.

  • Einfache Wiederherstellung von Inhalten
    durch den User selbst bei Dokumenten-Inhalten

  • Hoher manueller Aufwand zum Wiederherstellen

SaaS-Lösungen von Drittanbietern

Neben den in Workspace integrierten Funktionen für umfassende Backups gibt es inzwischen eine Vielzahl externer Produkte, die Backups von Dateien und Informationen abdecken. Sie ermöglichen zumeist das Wiederherstellen einzelner Dateien direkt in der Drive-Dateiablage ohne Umweg über ein fremdes Dateiformat.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollte man folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Unterstützte Apps: Gmail, Drive, Kalender und Kontakte sollten mindestens abgedeckt werden
  • Datenspeicherung: im Fall der Fälle möchte man die Datenbackups nicht bei Google gespeichert haben und greift auf eine Ablage in AWS / Azure / etc zurück

  • Datenschutz und Compliance: AV und DSGVO sollten vom Anbieter professionell umgesetzt werden, entsprechende Dokumente und Zertifizierungen für die rechtssichere Nutzung vor Vertragsabschluss einsehbar sein.

  • Authentifikation: der Zugriff auf die Daten muss auch ohne Google-Konto mit einer Multi-Faktor-Anmeldung möglich sein

Bei allen näher betrachteten SaaS-Tools kann man festhalten:

  • Hoher Grad der Automatisierung

  • Rollen-Rechte-System erlaubt individuelle Zugriffe auf Daten und Funktionen für User und Administratoren

  • Keine lokalen Ressourcen oder Datenspeicher nötig

  • Kosten pro User pro Zeit parallel zu den Kosten für Google Workspace

In der Tabelle mit Anbietern für Backuplösungen weiter unten sammeln wir Services und Informationen zu externen Cloud-Lösungen, die Backups für Google Workspace ermöglichen.

Lokales Backup

Selbst gehostete Software oder Tools auf NAS-Systemen erlauben das Sichern von Cloud-Daten auf eigenen lokalen Speichern auf eigener Hardware. Dabei werden Dokumente allerdings in klassische Formate konvertiert. Anforderungen für den sicheren Betrieb wie ISO 27001 etc sind nur mit erhöhtem eigenen Aufwand realisierbar. Eine Wiederherstellung auf den Google-Servern ist zumeist nicht vorgesehen.

Bekannte Anbieter sind

Vor- und Nachteile lokaler Backup

  • Auch ohne Google oder Drittanbieter schnelle Wiederherstellung von Daten möglich

  • Eigene Hardware unter eigener Kontrolle

  • Keine zusätzlichen Lizenzkosten

  • Einmalige Kosten für Anschaffung der Hardware und fortlaufende Kosten für Betrieb und Wartung von Hardware, Betriebssystem und Software

  • Hochverfügbarkeit des eigenen Backups verdoppelt Komplexität, Kosten und Wartungsaufwand

  • Wiederkehrende und Laufende Kosten für Betriebssystem, Hardware-Ersatz und Strom

  • Wiederholte Programmfehler und Zero-Day-Exploits, die die Sicherheit und Integrität der Datenspeicher gefährdet haben

  • Umsetzung von Schutz- und Compliance-Anforderung (GDPR/DSGVO, ISO 27001, etc.) in eigenen Betriebsräumen oft nur schwer möglich

Anbieter-Übersicht: Externe SaaS-Lösungen für Backups in Google Workspace

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern für Backups aus Google Workspace. In dieser Tabelle listen wir diese nebst weiterer Informationen auf. Trotz teilweise bestehender Partner-Beziehungen zu den Anbietern enthalten die Links keine Trackingcodes. Bitte senden Sie uns eine kurze Nachricht, wenn Sie aktuelle Informationen zu den Inhalten haben.

 

Anbieter Produkt Backup
Mail + Kalender + Kontakte + Drive
Daten-Speicherung
in der EU möglich
afi G Suite Backup ja Information angefragt
spin.ai Google Workspace Backup ja Information angefragt
Spanning Google Workspace Backup ?? Information angefragt
backupify G Suite Backup ?? Information angefragt
Syscloud Google Workspace Backup ?? Information angefragt
CloudAlly Backup for Google Workspace ja + Tasks Information angefragt

Anmerkungen: Einige Produkte werden noch immer mit „G Suite“ bezeichnet – dabei handelt es sich um den Vorgängernamen von Google Workspace.

Updates der Tabelle mit Backup-Lösungen

2024-04-29 Live

Empfehlungen und Strategien für Backups mit Google Workspace

Am Besten man braucht kein Backup. Aber besser man hat eines, als eines zu brauchen. Daher ein paar Empfehlungen aus den letzten Kundenprojekten und eigener Praxis, um das Risiko von Datenverlust zu minimieren:

  • Nutzen Sie die Berechtigungsstufen in den Geteilten Ablagen / Shared Drives weise: nicht jeder muss Dateien und Dokumente auch löschen können. Dadurch kann man Wiederherstellungen aus dem Backup stark verringern.

  • Deaktivierung des Services „Google Takeout“ für alle User:
    Backup ist Admin-Aufgabe; die Verfügbarkeit dieses Services würde unerwünschten Daten-Abfluss unterstützen, siehe dazu auch den Artikel „OffBoarding für Mitarbeiter“

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Applikationen für Kommunikation und Zusammenarbeit: das senkt die Fehlerrate im Umgang mit den Werkzeugen bedeutend.

  • Das Backups sollte unabhängig von Google gespeichert werden: anderer Ort, eigene Vertragsbeziehung, unterschiedliche Zahlungsmittel.

  • Eine Speicherung der Daten in Europa ist rechtlich nicht notwendig, wenn der Anbieter der Backup-Lösung alle vertraglichen Notwendigkeiten erfüllt. Sollte der Kunde dies aus Compliance-Gründen aber wünschen ist dies bei der Anbieterauswahl zu berücksichtigen.

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Über den Autor:

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Seit 2000 rund um Digitales aktiv, ist der Dipl.-Informatiker (FH) Holger Ahrens ab 2013 Trainer und Consultant für Google Workspace und berät zu vielfältigen Aspekten der Digitalisation in Organisationen und Unternehmen.
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