Wer arbeitet macht auch Urlaub – oder ist aus anderen Gründen wie Krankheit oder Elternzeit mal längere Zeit nicht im Unternehmen. Dann sollte man eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz für eintreffende E-Mails bei Gmail einrichten.
Wie man das bei Google Workspace mit Gmail und Kalender bestmöglich macht, zeigen wir in diesem Artikel – inklusive einiger Empfehlungen und Textbeispiele für Abwesenheitsnachrichten (im Englischen „out of office message“), die automatisch an Absender zurückgesendet werden.
Die Abwesenheitsnotiz in Gmail aktivieren
- Zahnrad oben rechts öffnet die „Schnelleinstellungen“
- „Alle Einstellungen“ aufrufen
- Auf dem ersten Tab „Allgemein“ ganz nach unten scrollen
- Informationen im Bereich „Abwesenheitsnotiz“ füllen
- Option „Abwesenheitsnotiz aktiviert“ auswählen
- Ganz unten „Änderungen speichern“ klicken
Für die Zeit der aktivierten Abwesenheitsnotiz wird in Gmail ein gelber Balken eingeblendet. Dort kann man die Abwesenheitsnotiz einfach deaktivieren oder anpassen. Der Hilfeartikel zur Abwesenheitsnotiz in Google Mail beschreibt konkret, wie oft eine automatische Abwesenheitsmail auf eingehende Nachrichten versendet wird.
Optionen für die Abwesenheitsnotiz im Detail
Den Beginn für die Abwesenheit kann man vorplanen; der letzte Tag ist optional – man deaktiviert wieder manuell, sobald man als anwesend wahrgenommen werden möchte. Ein aussagekräftiger Betreff hilft dem Absender schnell und zuverlässig zu erkennen, dass seine Nachricht vom gewünschten Empfänger aktuell nicht bearbeitet wird. Der Text wird im Titel dem ursprünglichen Betreff nebst einem „Re: “ vorangestellt.
Übertreiben Sie es nicht bei der Formatierung des Textes! Wichtige Angaben kann man aber durchaus einmal fett machen und Links auch mit einer URL versehen. Mittels der zwei Optionen am Ende kann man den Empfängerkreis der Abwesenheitsnotiz einschränken. Nicht jeder muss via Google Mail wissen, dass man gerade im Urlaub oder krank ist!
Eine automatische Antwort an ausgewählte Kontakte in Gmail einrichten
Nicht nur während längerer Abwesenheit kann es interessant sein, eine automatische individuelle Antwort an bestimmte Absender zu versenden. Das geht in folgenden Schritten:
- aktivieren Sie die Zusatzfunktion „Vorlagen“
in den erweiterten Gmail-Einstellungen unter „Erweitert“ - In einem frischen, leeren E-Mail-Entwurf
können Sie nun eine individuelle Abwesenheitsnotiz erstellen - Mit einem neuen Filter für Absender oder Thema können Sie im 2ten Schritt entscheiden,
welche Vorlage Sie versenden möchten.
Achtung: die über Filter ausgelösten automatischen Antworten werden von Gmail für jede Mail versendet.
Abwesenheitsnotiz in der Gmail-App unter Android/iOS auf dem Handy aktivieren
Auch auf Mobilgeräten kann man die Abwesenheitsnotiz in der App einrichten und aktivieren:
- Menü links öffnen
- Einstellungen öffnen (ganz unten)
- E-Mail-Adresse des gewünschten Kontos auswählen
- „Abwesenheitsnotiz“ auswählen
- Analog oben die Abwesenheitsnotiz einstellen und aktivieren
Empfehlungen für den Umgang mit längerer Abwesenheit
Eine Stärke von Google Workspace ist die Verzahnung der verschiedenen Applikationen miteinander. Eine Abwesenheitsnachricht kann man auch in anderen Applikationen sehen und sichtbar machen.
Das sollte in einer Abwesenheitsnotizen enthalten sein
Bei sekretaria.de werden im Artikel „Eine Abwesenheitsnotiz erstellen“ folgende drei Mindestangaben empfohlen:
- Wann sind Sie wieder zu erreichen?
- Wer übernimmt die Abwesenheitsvertretung?
- Wie erreichen Ihre Kunden oder Geschäftspartner Ihre Vertretung?
Beispiele für Abwesenheitsnotizen
Lustige Abwesenheitsnotizen
Ein bisschen Spaß und Persönlichkeit muss sein. Hier einige Beispiele und Anregungen für Abwesenheitsnotizen mit dem besonderen Etwas. Aber Achtung: achten Sie auf den angemessenen Einsatz in der richtigen Dosis ;)
Links und weitere Artikel
- Artikel „Offboarding von Mitarbeitern“
www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/ - Artikel: „Produktivität steigern mit Gmail: 11 Tipps für besseres Mail-Management“
www.plus3trainings.eu/2023/02/produktivitaet-mit-gmail-steigern/
Weitere Artikel
- Artikel „Eine Abwesenheitsnotiz erstellen“ bei sekretaria.de
https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/korrespondenz/abwesenheitsnotiz/ - Google Hilfe: „Automatische Abwesenheitsnotiz einrichten“
https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=de
