--- title: "Abwesenheitsnotiz in Gmail: Einstellen und Beispiele" date: 2022-10-05T12:05:57Z modified: 2025-12-05T15:24:05Z permalink: "https://www.plus3trainings.eu/2022/10/abwesenheitsnotiz-einstellen-und-beispiele/" type: post status: publish excerpt: Wie sendet man eine Abwesenheitsnotiz von Gmail - und wenn ja, wie viele? In diesem Artikel erklären wir, wie man auf Urlaub oder längere Unpässlichkeit professionell und automatisch per E-Mail antwortet. wpid: 1344 categories: - Best Practice - Google Workspace tags: - Gmail - Kalender - Workspace featured_image: "https://www.plus3trainings.eu/wp-content/uploads/parasol-5992258_1920.jpg" --- **![](https://www.plus3trainings.eu/wp-content/uploads/parasol-5992258_1920-300x169.jpg) Wer arbeitet macht auch Urlaub – oder ist aus anderen Gründen wie Krankheit oder Elternzeit auch mal längere Zeit nicht im Unternehmen. Dann sollte man eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz für eintreffende E-Mails bei Gmail einrichten.** Wie man das bei Google Workspace mit Gmail und Kalender bestmöglich macht, zeigen wir in diesem Artikel – inklusive einiger [Empfehlungen und Textbeispiele für Abwesenheitsnachrichten](#beispieleabwesenheitsnotiz) (im Englischen „out of office message“), die automatisch an Absender zurückgesendet werden. ## Die Abwesenheitsnotiz in Gmail aktivieren Die Aktivierung der Abwesenheitsnotiz in Gmail ist sehr leicht und kann von jedem Nutzer oder einem Vertreter in wenigen Schritten selbst vorgenommen werden: 1. Zahnrad oben rechts öffnet die „Schnelleinstellungen“ 2. „Alle Einstellungen“ aufrufen 3. Auf dem ersten Tab „Allgemein“ ganz nach unten scrollen 4. Informationen im Bereich „Abwesenheitsnotiz“ füllen 5. Option „Abwesenheitsnotiz aktiviert“ auswählen 6. Ganz unten „Änderungen speichern“ klicken Für die Zeit der aktivierten Abwesenheitsnotiz wird in Gmail ein gelber Balken eingeblendet. Dort kann man die Abwesenheitsnotiz einfach deaktivieren oder anpassen. Der [Hilfeartikel zur Abwesenheitsnotiz in Google Mail](https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=de) beschreibt konkret, wie oft eine automatische Abwesenheitsmail auf eingehende Nachrichten versendet wird. [![Screenshot Abwesenheitsnotiz](https://www.plus3trainings.eu/wp-content/uploads/abwesenheisnotiz_einstellung.png) ](https://www.plus3trainings.eu/wp-content/uploads/abwesenheisnotiz_einstellung.png "Einstellungen Abwesenheisnotiz")Einstellungen Abwesenheisnotiz ### Optionen für die Abwesenheitsnotiz im Detail Den **Beginn für die Abwesenheit** kann man vorplanen; der letzte Tag ist optional – man deaktiviert wieder manuell, sobald man als anwesend wahrgenommen werden möchte. Ein **aussagekräftiger Betreff** hilft dem Absender schnell und zuverlässig zu erkennen, dass seine Nachricht vom gewünschten Empfänger aktuell nicht bearbeitet wird. Der Text wird im Titel dem ursprünglichen Betreff nebst einem „Re: “ vorangestellt. Übertreiben Sie es nicht bei der **Formatierung des Textes**! Wichtige Angaben kann man aber durchaus einmal fett machen und Links auch mit einer URL versehen. Mittels der zwei Optionen am Ende kann man den **Empfängerkreis der Abwesenheitsnotiz einschränken**. Nicht jeder muss via Google Mail wissen, dass man gerade im Urlaub oder krank ist! ### Eine automatische Antwort an ausgewählte Kontakte in Gmail einrichten Nicht nur während längerer Abwesenheit kann es interessant sein, eine automatische **individuelle Antwort an bestimmte Absender** zu versenden. Das geht in folgenden Schritten: 1. aktivieren Sie die Zusatzfunktion „Vorlagen“ in den erweiterten Gmail-Einstellungen unter „Erweitert“ 2. In einem frischen, leeren E-Mail-Entwurf können Sie nun eine individuelle Abwesenheitsnotiz erstellen 3. Mit einem neuen Filter für Absender oder Thema können Sie im 2ten Schritt entscheiden, welche Vorlage Sie versenden möchten. Achtung: die über Filter ausgelösten automatischen Antworten werden von Gmail _für jede_ Mail versendet. [![](https://www.plus3trainings.eu/wp-content/uploads/abwesenheisnotiz_individuellfilter.png) ](https://www.plus3trainings.eu/wp-content/uploads/abwesenheisnotiz_individuellfilter.png "Abwesenheisnotiz individuell via Filter")Abwesenheisnotiz individuell via Filter ## Abwesenheitsnotiz in der Gmail-App unter Android/iOS auf dem Handy aktivieren Auch auf Mobilgeräten kann man die Abwesenheitsnotiz in der App einrichten und aktivieren: 1. Menü links öffnen 2. Einstellungen öffnen (ganz unten) 3. E-Mail-Adresse des gewünschten Kontos auswählen 4. „Abwesenheitsnotiz“ auswählen 5. Analog oben die Abwesenheitsnotiz anpassen und aktivieren ## Empfehlungen für den Umgang mit längerer Abwesenheit Eine Stärke von Google Workspace ist die Verzahnung der verschiedenen Applikationen. Eine Abwesenheitsnachricht kann man auch in anderen Applikationen sehen und sichtbar machen. - Ergänzen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für eingehende Mails unbedingt durch einen **Außer-Haus-Termin im Google Kalender**: so können Kollegen – je nach Freigabe-Einstellung – an vielen weiteren Stellen in Workspace sehen, dass Sie im Urlaub oder nicht verfügbar sind. - Bestimmen Sie unbedingt einen **Vertreter** – auch, wenn demnächst kein Urlaub ansteht. Bei kurzfristiger Unpässlichkeit kann dieser sich als **Delegierter Nutzer** auf Ihr Gmail aufschalten und kritische Aktivitäten umsetzen. Oder zumindest [eine Abwesenheitsnotiz aktivieren](#abwesenheitsnotizaktivieren). Genau so kann man auch vorausschauend seinen **Kalender freigeben**. - Bereits **im Betreff** sollte das (grobe) **Ende der Abwesenheit** vermerkt werden, wenn es absehbar ist. - **Lassen Sie sich Zeit**, wenn Sie wieder da sind! Bleibt die Abwesenheitsnachricht noch etwas länger aktiviert, haben Sie die Chance zurückliegend eingegangene Informationen abzuarbeiten. - Wie im [Artikel „Offboarding von Mitarbeitern“](https://www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/) beschrieben empfiehlt es sich, nach einer kurzfristigen Deaktivierung eines Nutzers, diesen **mit frischem Passwort und hilfreicher Abwesenheitsnotiz** bis zur Regelung weiterer Aspekte wieder aktiv zu schalten. So werden Absender sinnvoll informiert und erhalten ggf. schon einen Nachfolger genannt. - Wichtige Nachrichten von konkreten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern kann man **direkt per „Filter“ automatisiert weiterleiten**. - Eine **individuelle Abwesenheitsnotiz** kann man in Gmail mit einem „Filter“ erstellen, der als Aktion „Vorlage senden:“ verwendet. So kann man mit Gmail [eine automatische Antwort für eine spezielle Zielgruppe](#abwesenheitsnotizfilter) versenden. Geben Sie NIE, insbesondere während Ihrer Abwesenheit, Ihr bestehendes persönliches Passwort an Kollegen weiter: Ein Workspace-Administrator Ihrer Organisation kann jederzeit ohne Ihr Zutun ein neues Passwort setzen und dies sauber dokumentieren. ## Das sollte in einer Abwesenheitsnotizen enthalten sein Bei sekretaria.de werden im Artikel [„Eine Abwesenheitsnotiz erstellen“](https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/korrespondenz/abwesenheitsnotiz/) folgende drei Mindestangaben empfohlen: 1. **Wann** sind Sie wieder zu erreichen? 2. **Wer** übernimmt die Abwesenheitsvertretung? 3. **Wie** erreichen Ihre Kunden oder Geschäftspartner Ihre Vertretung? ## Beispiele für Abwesenheitsnotizen Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin ab dem XX.XX.2022 gern wieder für Sie da. Bitte wenden Sie sich während meiner Abwesenheit an meine Urlaubsvertretung Frau XY, Telefon: XXXXXXX, E-Mail: vorname.nachname@unternehmen.de Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. Mit freundlichen Grüßen Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich bis zum XX.XX.2022 in Elternzeit und habe in diesem Zeitraum keinen Zugriff auf meine E-Mails. Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Maria Mustermann: vorname.nachname@unternehmen.de Mit freundlichen Grüßen Hallo, danke für Ihre E-Mail. Aus gesundheitlichen Gründen habe ich derzeit keinen Zugriff auf meine Nachrichten und kann Ihre Anfrage erst nach meiner Rückkehr am XX.XX.2022 beantworten. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meinen Kollegen Max Mustermann: vorname.nachname@unternehmen.de Mit freundlichen Grüßen Danke für Ihre E-Mail Bis auf unabsehbare Zeit werde ich nicht im Unternehmen sein und Ihre Nachrichten lesen können. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger XXX Dear sender, thank you for your mail! I am \[ \] on a business trip \[ \] working in a different time zone \[ \] in a full-day workshop \[x\] on vacation 🌴 \[ \] taking a day off \[ \] out of office due to a public holiday \[ \] sick or on personal leave with \[x\] no access to email \[ \] limited access to email I will \[ \] respond to emails as best I can during this time \[x\] respond to emails when I return. In urgent cases, please contact your respective account team, or my stand-in XXX. Very respectfully, XXX ### Lustige Abwesenheitsnotizen Ein bisschen Spaß und Persönlichkeit muss sein. Hier einige Beispiele und Anregungen für Abwesenheitsnotizen mit dem besonderen Etwas. Aber Achtung: achten Sie auf den angemessenen Einsatz in der richtigen Dosis ;) Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre E-Mail. Bitte senden Sie keine weiteren; alle vorangehenden Nachrichten werden sonst gelöscht. Mit freundlichen Grüßen ## Links und weitere Artikel - Artikel „Offboarding von Mitarbeitern“ [www.plus3trainings.eu/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/](/2022/02/offboarding-von-mitarbeitern-in-google-workspace/) - Artikel: „Produktivität steigern mit Gmail: 11 Tipps für besseres Mail-Management“ [www.plus3trainings.eu/2023/02/produktivitaet-mit-gmail-steigern/](https://www.plus3trainings.eu/2023/02/produktivitaet-mit-gmail-steigern/) ### Weitere Artikel - Artikel „Eine Abwesenheitsnotiz erstellen“ bei sekretaria.de [https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/korrespondenz/abwesenheitsnotiz/](https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/korrespondenz/abwesenheitsnotiz/) - Google Hilfe: „Automatische Abwesenheitsnotiz einrichten“ [https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=de](https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=de)