Abwesenheitsnotiz in Google Workspace: Einstellen und Beispiele

Von |2022-11-05T16:23:19+01:002022-10-05|Kategorien: Best Practice, Google Workspace|Tags: , , |0 Kommentare

Wer arbeitet macht auch Urlaub – oder ist aus anderen Gründen wie Krankheit oder Elternzeit mal längere Zeit nicht im Unternehmen. Dann sollte man eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz für eintreffende E-Mails bei Gmail einstellen.

Wie man das bei Google Workspace mit Gmail und Kalender bestmöglich macht, zeigen wir in diesem Artikel – inklusive einiger Empfehlungen und Textbeispiele für Abwesenheitsnachrichten (im Englischen „out of office message“), die automatisch an Absender zurückgesendet werden.

Die Abwesenheitsnotiz in Gmail aktivieren

Die Aktivierung der Abwesenheitsnotiz in Gmail ist sehr leicht und kann von jedem Nutzer oder einem Vertreter in wenigen Schritten selbst vorgenommen werden:

  1. Zahnrad oben rechts öffnet die „Schnelleinstellungen“
  2. „Alle Einstellungen“ aufrufen
  3. Auf dem ersten Tab „Allgemein“ ganz nach unten scrollen
  4. Informationen im Bereich „Abwesenheitsnotiz“ füllen
  5. Option „Abwesenheitsnotiz aktiviert“ auswählen
  6. Ganz unten „Änderungen speichern“ klicken

Für die Zeit der aktivierten Abwesenheitsnotiz wird in Gmail ein gelber Balken eingeblendet. Dort kann man die Abwesenheitsnotiz einfach deaktivieren oder anpassen.

Der Hilfeartikel von Google zur Abwesenheitsnotiz beschreibt konkret, wie oft eine automatische Abwesenheitsmail auf eingehende Nachrichten versendet wird.

Optionen für die Abwesenheitsnotiz im Detail

Den Beginn für die Abwesenheit kann man vorplanen; der letzte Tag ist optional – man deaktiviert wieder manuell, sobald man als anwesend wahrgenommen werden möchte.

Ein aussagekräftiger Betreff hilft dem Absender schnell und zuverlässig zu erkennen, dass seine Nachricht vom gewünschten Empfänger aktuell nicht bearbeitet wird. Der Text wird im Titel dem ursprünglichen Betreff nebst einem „Re: “ vorangestellt.

Übertreiben Sie es nicht bei der Formatierung des Textes! Wichtige Angaben kann man aber durchaus einmal fett machen und Links auch mit einer URL versehen.

Mittels der zwei Optionen am Ende kann man den Empfängerkreis der Abwesenheitsnotiz einschränken. Nicht jeder muss wissen, dass man gerade im Urlaub oder krank ist!

Abwesenheitsnotiz in der Gmail-App unter Android/iOS aktivieren

Auch auf Mobilgeräten kann man die Abwesenheitsnotiz konfigurieren und aktivieren:

  1. Menü links öffnen
  2. Einstellungen öffnen (ganz unten)
  3. E-Mail-Adresse des gewünschten Kontos auswählen
  4. „Abwesenheitsnotiz“ auswählen
  5. Analog oben die Abwesenheitsnotiz konfigurieren und aktivieren

Empfehlungen für den Umgang mit längerer Abwesenheit

Eine Stärke von Google Workspace ist die Verzahnung der verschiedenen Applikationen miteinander. Eine Abwesenheitsnachricht kann man auch in anderen Applikationen sehen und sichtbar machen.

  • Ergänzen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für eingehende Mails unbedingt durch einen Außer-Haus-Termin im Google Kalender: so können Kollegen – je nach Freigabe-Einstellung – an vielen weiteren Stellen in Workspace sehen, dass Sie im Urlaub oder nicht verfügbar sind.

  • Bestimmen Sie unbedingt einen Vertreter – auch, wenn demnächst kein Urlaub ansteht. Bei kurzfristiger Unpässlichkeit kann dieser sich als Delegierter Nutzer auf Ihr Gmail aufschalten und kritische Aktivitäten umsetzen. Oder zumindest eine Abwesenheitsnotiz einstellen. Genau so kann man auch vorausschauend seinen Kalender freigeben.

  • Bereits im Betreff sollte das (grobe) Ende der Abwesenheit vermerkt werden, wenn es absehbar ist.

  • Lassen Sie sich Zeit, wenn Sie wieder da sind! Bleibt die Abwesenheitsnachricht noch etwas länger aktiviert, haben Sie die Chance zurückliegend eingegangene Informationen abzuarbeiten.

  • Wie im Artikel „Offboarding von Mitarbeitern“ beschrieben empfiehlt es sich, nach einer kurzfristigen Deaktivierung eines Nutzers, diesen mit frischem Passwort und hilfreicher Abwesenheitsnotiz bis zur Regelung weiterer Aspekte wieder aktiv zu schalten. So werden Absender sinnvoll informiert und erhalten ggf. schon einen Nachfolger genannt.

  • Wichtige Nachrichten von konkreten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern kann man direkt per „Filter“ automatisiert weiterleiten.

  • Eine individuelle Abwesenheitsnotiz kann man in Gmail mit einem „Filter“ erstellen, der als Aktion „Vorlage senden:“ verwendet.

Das sollte in einer Abwesenheitsnotizen enthalten sein

Bei sekretaria.de werden im Artikel „Eine Abwesenheitsnotiz erstellen“ folgende drei Mindestangaben empfohlen:

  1. Wann sind Sie wieder zu erreichen?
  2. Wer übernimmt die Abwesenheitsvertretung?
  3. Wie erreichen Ihre Kunden oder Geschäftspartner Ihre Vertretung?

Beispiele für Abwesenheitsnotizen

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin ab dem XX.XX.2022 gern wieder für Sie da. Bitte wenden Sie sich während meiner Abwesenheit an meine Urlaubsvertretung Frau XY, Telefon: XXXXXXX, E-Mail: vorname.nachname@unternehmen.de

Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich befinde mich bis zum XX.XX.2022 in Elternzeit und habe in diesem Zeitraum keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Maria Mustermann: vorname.nachname@unternehmen.de

Mit freundlichen Grüßen

Hallo,

danke für Ihre E-Mail.

Aus gesundheitlichen Gründen habe ich derzeit keinen Zugriff auf meine Nachrichten und kann Ihre Anfrage erst nach meiner Rückkehr am XX.XX.2022 beantworten.

Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meinen Kollegen Max Mustermann: vorname.nachname@unternehmen.de

Mit freundlichen Grüßen

Lustige Abwesenheitsnotizen

Ein bisschen Spaß und Persönlichkeit muss sein. Hier einige Beispiele und Anregungen für Abwesenheitsnotizen mit dem besonderen Etwas. Aber Achtung: achten Sie auf den angemessenen Einsatz in der richtigen Dosis ;)

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Bitte senden Sie keine weiteren; alle vorangehenden Nachrichten werden sonst gelöscht.

Mit freundlichen Grüßen

Links und weitere Artikel

Hilfeartikel von Google

Über den Autor:

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Seit 2000 rund um Digitales aktiv ist der Dipl.-Informatiker (FH) Holger Ahrens ab 2010 Trainer/Consultant für Google Workspace und berät zu vielfältigen Aspekten der Digitalisation in Organisationen und Unternehmen.
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