Entspricht Google Workspace den Anforderungen der DSGVO? (FAQ)
Als Teil von Google Cloud ist das SaaS Cloud-Office „Google Workspace“ natürlich DSGVO compliant und entspricht den aktuellen Anforderungen.
Wichtig ist, dass das Unternehmen selbst Workspace dann gemäß den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung einsetzt. Im Artikel „Google Workspace für die Datenverarbeitung im Unternehmen – im Ernst??“ erfahren Sie mehr.
Weitere Informationen zur DSGVO-Konformität direkt von Google: cloud.google.com/security/gdpr/?hl=de
Weitere Fragen und Antworten zu Google Workspace
Nach dem Eingang einer Mail kann man den Betreff in Gmail nicht ändern. Das würde die Integrität der Daten in Frage stellen; in Google Vault sind die Daten immer unveränderlich aufbewahrt.
Beim Weiterleiten oder Beantworten von Mails kann man aber den Betreff über das Menü bearbeiten:
- Button (Tooltipp „Art der Antwort“) oben links klicken
- Auswahl „Betreff bearbeiten“
Dadurch wird die gesendete Mail und deren Antworten auch als eigenständige Konversation in Gmail fortgesetzt, sobald es es eine Antwort gibt.
Weitere Informationen:
- Artikel „Produktivität mit Gmail steigern: schneller und effektiver Mails managen“
www.plus3trainings.eu/2023/02/produktivitaet-mit-gmail-steigern/ - FAQ-Artikel zu Google Vault
/faq_category/google-vault/
Neben den Varianten
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
gibt es über zertifizierte Google Cloud Partner aka Reseller weitere Lizenzvarianten wie
- Enterprise Essentials
ohne Communication-Tools - Enterprise Standard
- Enterprise Plus
nötig für S/MIME in Workspace und weitere erweiterte Sicherheits-Funktionen
für große Unternehmen.
Gemeinnützige Vereine, Schulen und Non-Profit-Organisationen (NGO) erhalten kostenfreie Basisvarianten oder buchen vergünstigte Enterprise-Lizenzen für gemeinnützige Vereine oder Bildungseinrichtungen.
Alte Lizenz-Varianten sind G Suite Basic, G Suite Business, G Suite Essentials. Diese werden nicht mehr angeboten und seit Ende 2021 Schritt für Schritt umgestellt.
Weiterführende Links:
- Vergleich Enterprise-Lizenzen
support.google.com/a/answer/10077880?hl=de - Übersicht aktueller Lizenzen und Preise
workspace.google.com/intl/de/pricing.html - FAQ-Artikel zu S/MIME mit Gmail
www.plus3trainings.eu/faq-item/wie-kann-man-s-mime-in-google-workspace-nutzen/
Generell laufen Besprechungscodes für ein Google Meet 365 Tage nach der letzten Nutzung ab. Nach jedem Zugriff ist der Link wieder für weitere 365 Tage gültig. Im Support-Artikel bei Google werden einige spezielle Ausnahmen gelistet.
Beispiel für einen Link: https://meet.google.com/zpf-dzbu-uxo
Je nach Variante von Google Workspace sind verschiedene Applikationen fester Bestandteil der Programm-Sammlung und unterliegen der SLA.
Im Wesentlichen gehören zu den Standard-Applikationen: Admin-Konsole + Classroom + Google Vids1 + Gmail + Google Kalender + Google Chat + Google Cloud Search2 + Google Docs + Google Drive + Google Formulare + Google Groups + Google Notizen + Google Meet + Google Tabellen + Google Sites + Google Präsentationen + Google Tasks + Google Vault2 + Google Voice3
Die Verfügbarkeit der Core-Apps ist unter www.google.com/appsstatus/dashboard/ einsehbar.
1Neu seit 2025
2nicht in allen Editionen
3zusätzlich buchbar
Die Anforderungen der GoBD sind vielfältig; eine Zertifizierung oder Freigabe von Software-Lösungen und Tools nach dieser existiert nicht.
Mit Google Vault kann man die Aspekte
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit und Einzelaufzeichnungspflicht
- Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung und Unveränderbarkeit
umsetzen, um so den Anforderungen der GoBD zu entsprechen und Nachweisführung – nicht nur zu steuerlich relevanten Vorgängen – zu betreiben. Die direkte Integration in Google Workspace macht externe Lösungen überflüssig.
Aktuell werden folgende Daten und Applikationen von Google Vault abgedeckt: Mail + Kalender + Drive + Meet + Sites + Groups + Chats
Weitere Informationen
- Informationen zur GoBD vom BfDI „Was bedeutet GoBD?“
www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html - Produktinformationen zu „Google Vault: E-Discovery und E-Mail-Archivierung“
workspace.google.com/intl/de/products/vault/ - Artikel „Backup-Lösungen für Google Workspace“
www.plus3trainings.eu/2024/04/backup-google-workspace/
About the Author: Holger Ahrens
